Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.
Официальные письма могут быть разных видов:
- Деловое письмо;
- Письмо-запрос информации;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-заявление о приеме на работе;
- Письмо-жалоба;
- Письмо-извинение.
Структура делового письма
Имя и адрес отправителя
Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
- имя руководителя;
- его должность;
- название компании отправителя;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Пример:
Mr Viktor Moskvin
154 Sadovaya St
Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией» .
Дата
Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:
- July 28, 2017;
- July 28th, 2017;
- 28 July, 2017;
- 28th July, 2017.
Адрес получателя
Адрес получателя пишется после даты следующим образом:
- полное имя получателя;
- должность;
- название компании;
- номер дома, улица;
- город, почтовый индекс;
- страна.
Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение :
- Mr. (мистер, господин),
- Dr. (доктор),
- Ms. (мисс, для незамужней женщины),
- Mrs. (миссис – для замужней женщины или если не уверены в статусе).
Пример:
Mrs Jennifer Grey
editor publishing company “GoodBook”
Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение к адресату письма
- Обращение к адресату начинается начинается со слова «Dear …»(уважаемый(-ая)): Если указано полное имя получателя, то приветствие начинается именно так, с личного приветствия: Dear Mrs Jennifer Grey.
- Если имя неизвестно, то в письме обращаются неопределенно: Dear Sir or Madam.
- В случае обращения на имя компании, обращение является общим: Dear Sirs.
- Если письмо адресовано американской компании, в конце обращения ставится двоеточие: Dear Mrs Jennifer Grey:
Название должности отправителя
Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”, или
Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
School of foreign laguages “Lingva”
Отметка о приложениях
Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures » — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:
Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”
Enc, a copy of the license.
Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем
|
Структура письма |
Речевые модели |
| 1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner) |
Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине) |
|
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!) |
I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить…. I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы… I am interested in… — Меня интересует… I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о… I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся… I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где… I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа… |
|
3. Конец письма в соответствующей форме: |
|
| Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой |
Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением… |
|
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается |
Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением… |
Samples of business/formal letters
Примеры деловых официальных писем
Letter of enquiry (письмо-запрос)
1.Dear Sir/Madam,
2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.
I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.
I look forward to your answer.
3.Yours faithfully,
Дорогой Сэр/Мадам
Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.
Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.
С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Анна Рудова
Dear Mr. Stevens,
Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.
Sincerely yours,
Уважаемый мистер Стивенс,
Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.
Искренне Ваш,
Брайан Уорнер
Letter of complaint (письмо-жалоба)
I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.
As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.
Yours sincerely,
Уважаемый Мистер Олсен,
Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».
Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Билл Бэрри
Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:
- I must express my dissatisfaction with… — Я должен выразить свое недовольство…
- In fact I have already talked/written about it but nothing has changed/happened to… — Фактически, я уже говорил/писал об этом, но ничего не изменилось…
- There has been no replay to my previous letter. – На мое прошлое письмо не было ответа.
- The item has not been replaced. – Изделие не было заменено.
- It suddenly stopped working. – Неожиданно товар перестал работать.
- The keyboard was missing. – Клавиатура была потеряна.
- Contrary to the description in the menu/brochure/time-table…Описание в меню/брошюре/расписании не соответствует…
- The food was not cooked properly. – Еда не была приготовлена надлежащим образом.
- The price was expensive enough. – Цена была завышена.
- It was a very unfortunate event because… — Это событие закончилось неудачей, потому что…
- In this way it ruined all my plans as… — Таким образом, все мои планы были нарушены из-за…
- I hope I can expect… — Надеюсь, что я могу рассчитывать (ожидать)…
Letter of application
(Письмо-заявление)
Dear Sir or Madam,
I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».
I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.
I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.
Yours faithfully,
Уважаемый Сэр/Мадам,
Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».
Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.
Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.
С уважением,
Джейн Моррисон
Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:
- I am writing in reply to/with regard to… — Я пишу, чтобы ответить/в связи…
- I am writing in connection with… — Я пишу в связи…
- I would like to express my interest in… — Я бы хотел выразить свой интерес к…
- I found the position/job/post offer extremely interesting because… — Я считаю, что должность/работа/пост является чрезвычайно интересной, поскольку…
- I would like to apply for this job because… — Я бы хотел получить эту должность, так как…
- My reason for applying for this job is that…(I am very sociable, hard-working, talented in…) –Причина, которой я хочу получить это место…
- As for my experience it includes… — Что касается моего опыта работы…
- I worked for…as… — Я работал на должности… в течении…
- I am ready to come to an interview at any time. – Я готов прийти на собеседование в любое время.
- I enclose my CV/references from my previous employers. – Я прилагаю резюме/рекомендации от прежних работодателей.
- I met him…in…, when he joined… Я встретился с ним … в…, когда он присоединился к…
- …has asked me to write a letter of recommendation to accompany his application for… I am very pleased to do so…. попросил меня написать рекомендательное письмо для подачи по месту требования…. Я рад сделать это.
- …distinguished himself / herself … показал себя как…
- His / her greatest talent is … Его/ее главным талантом является…
- He/she is а creative person… Он/она креативная личность…
- His / her excellent capacity to…was invaluable… Его/ее отличный потенциал к… был бесценен…
- While he / she was with us he / she… His responsibilities included…За время работы у нас он/она… В его/ее обязанности входило…
- His / her main responsibilities were… Его/ее главными обязанностями было… His / her daily tasks included… Его/ее ежедневные задачи включали…
- The only weak spot that I ever noted in his / her performance was… Единственный недостаток, который я отметил в его/её личности…
- I am confident that…will continue to be very effectively. He/she deserves my best recommendations. Я уверен, что … продолжит работать очень эффективно. Он/она заслуживает моих наилучших рекомендаций.
- I would happily recommend …as a hopeful candidate. Я с удовольствием рекомендую … как подающего надежды сотрудника.
Деловое поздравительное письмо
Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.
Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:
- Best wishes for a happy and prosperous New Year from …! Примите наилучшие пожелания счастья и процветания в Новом году от …!
- In appreciation of our association during the past year, everyone at … extends our very best wishes for a wonderful holiday season! — Ценя наше сотрудничество в течение прошедшего года, каждый сотрудник … выражает наши наилучшие пожелания в связи с праздниками!
- Warmest wishes for a happy holiday season and a wonderful new year! — С самыми теплыми пожеланиями счастливых праздников и прекрасного наступающего года!
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.
В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.
Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:
- I was interested to read your advertisement for … Я был заинтересован, когда прочитал вашу рекламу в …
- Please accept this letter as application for the … position currently advertised in the … Пожалуйста, примите это письмо как заявление на замещение вакантной должности … , которая была объявлена в …
- I have exceptional verbal and written communication skills. Я обладаю исключительными устными и письменными коммуникативными навыками.
- I can supply references from…if required. Я могу предоставить рекомендации из…если потребуется…
- Thank you for your attention. Спасибо за внимание.
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!
Фразы для приглашения:
- You are cordially invited to be the guest of… Мы сердечно приглашаем Вас быть гостем на…
- Allow me the pleasure of inviting you to… Не откажите в удовольствии пригласить Вас…
Ответ на деловое письмо на английском языке
Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.
Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:
- Thank you for your letter. Спасибо за Ваше письмо.
- We much appreciate your offer. Мы высоко ценим Ваше предложение…
- We shall be pleased to supply you with… Мы будем очень рады поставить (выслать)Вам…
- Regarding your question about… Относительно вашего вопроса о…
Вывод
Официальное письмо состоит из следующих частей:
Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.
Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.
В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).
Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.
Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.
Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.
Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.
Деловая переписка на английском языке нередко является частью рабочих обязанностей. Поэтому вопрос «Как писать письмо на английском?» актуален для многих.
Но даже помимо общения с иностранными партнерами существует целый ряд жизненных ситуаций, когда нам понадобится написать письмо иностранцу: это может быть письмо в университет, в зарубежный магазин или ответ на объявление о вакансии.
Как правило, получатель нашего письма ничего о нас не знает, поэтому формирует свое первое впечатление по тому, как мы ведем переписку. А значит, нет лучше способа расположить к себе собеседника, чем грамотное, вежливо написанное письмо.
В этой статье я объясню, как правильно строятся деловые письма, приведу примеры часто используемых фраз и поделюсь ссылками на ресурсы, где можно найти образцы.
Как написать деловое письмо на английском?
Разумеется, каждая переписка уникальна, и содержание писем будет отличаться. Однако общая структура письма на английском примерно одинакова: вежливое приветствие, логично построенная основная часть и заключительная фраза.
Давайте рассмотрим это подробно.
Внимание: Хотите преодолеть языковой барьер и заговорить на английском? Узнайте на в Москве, как наши студенты начинают говорить за 1 месяц!
1. Приветствие
Приветствие в деловом письме всегда начинается со слова "Dear " ("дорогой"). Далее ставится звание (официальное наименование, связанное с квалификацией или служебным положением), если оно есть (Dr . - "доктор", Judge - "судья", Professor - "профессор"). Если его нет, то пишем Mr . или Ms . ("мистер" или "мисс/миссис"). Только после этого идет фамилия нашего адресата:
Dear Mr. Jones
Dear Mr. and Ms. Smith
Dear Professor McDowell
! В Британском английском приветствие заканчивается запятой :
Dear Dr. Brown,
Дорогой доктор Браун,
Dear Judge Cornwall,
Дорогой судья Корнуолл,
! В Американском английском запятую используют лишь для личных писем. В деловой переписке ставится двоеточие :
Dear Dr. Brown:
Дорогой доктор Браун:
Dear Judge Cornwall:
Дорогой судья Корнуолл:
Бывает и так, что мы не знаем, кому конкретно пишем. Например, мы отправляем резюме на новую работу, и нам не удалось выяснить имя менеджера по персоналу. В таком случае вместо фамилии можно указать должность:
Dear Personnel Director
Дорогой директор по подбору персонала
Если неизвестна даже должность потенциального читателя, то можно использовать фразы:
To Whom It May Concern
Тому, кого это может касаться
Dear Sir or Madam
Дорогой Сэр или Мадам
2. Основная часть
После приветствия мы начинаем новую строку и приступаем к самому главному.
Основная часть письма обычно делится на три части:
- В первой мы сразу формулируем, по какому поводу пишем. В ответ на объявление о работе, чтобы задать вопрос или запросить какую-то информацию, чтобы подтвердить дату и время встречи и т.д.
- Во второй предоставляем все детали и дополнительную информацию. Например, если пишем работодателю, то именно здесь кратко описываем свою квалификацию; если хотим задать вопрос, то в этом разделе мы подробно объясняем ситуацию и т.д.
- В третьей мы кратко суммируем написанное и вежливо призываем адресата к нужному нам действию. К примеру, отсылаем работодателя к резюме, прикрепленному к письму, или просим прислать нам какие-либо данные как можно скорее, или оставляем свои контакты на случай вопросов.
Давайте подробно рассмотрим каждый из этих пунктов.
2.1. Часть первая - "предыстория" письма
Цель первого абзаца - сразу дать адресату понять, о чем будет наше письмо. Если оно имеет "предысторию": к примеру, отсылает к объявлению, телефонному разговору, другому письму, это следует обязательно уточнить с помощью выражений "with reference to " ("касательно…"), "with regard to " ("относительно…") или "in response to " ("в ответ на…"):
With reference to your advertisement for ___ position, published in ___.
Относительно Вашего объявления о должности ___, опубликованной в ___.
With reference to your enquiry...
Касательно вашего запроса…
With reference to our meeting...
О [том, что обсуждалось на] нашей встрече…
With reference to our phone conversation yesterday...
О [том, что обсуждалось на] нашем телефонном разговоре…
In response to your letter of 13th December...
В ответ на Ваше письмо от 13 декабря…
With regard to your question about...
Относительно Вашего вопроса о…
With regard to your last e-mail...
Относительно Вашего последнего письма…
Если же никакие предыдущие встречи или разговоры вас с адресатом не связывают, то можно сразу приступить к делу и четко обозначить цель письма.
Итак, зачем вы пишете? Вы отвечаете на запрос? Откликаетесь на вакансию? Подтверждаете дату встречи или уточняете какие-то детали? Ваше письмо должно сразу сообщать об этом. Используйте фразу "I am writing to " ("я пишу, чтобы…"), чтобы назвать свою цель. Например:
I am writing to inquire about...
Я пишу, чтобы спросить о…
I am writing to request further information about...
Я пишу, чтобы запросить дальнейшую информацию о…
I am writing to confirm that...
Я пишу, чтобы подтвердить, что…
I am writing to apply for...
Я пишу, чтобы подать заявку на…
Этот пункт и предыстория письма попадут в один абзац, а часто и в одно предложение! Итого, наше письмо может начинаться примерно так:
With reference to your phone call yesterday, I am writing to confirm that your order was sent.
Относительно Вашего вчерашнего телефонного звонка, я пишу, чтобы подтвердить, что ваш заказ выслан.
With reference to your enquiry I enclose the documents you"ve requested.
По поводу Вашей просьбы, я прилагаю документы, которые Вы запрашивали.
I am writing with reference to your advertisement on headhunter.ru to apply for a position of...
Я пишу по поводу вашего объявления на headhunter.ru, чтобы подать заявку на должность….
I am writing to inquire about job vacancies in your company.
Я пишу, чтобы поинтересоваться о вакансиях в вашей компании.
I am writing to request a copy of my medical record.
Я пишу, чтобы запросить копию своей медицинской карты.
2.2. Часть вторая - детали письма
Следующий (второй) абзац - это "мясо" письма. Именно здесь вы излагаете всю суть дела, с тем количеством подробностей, которое вам требуется.
Помните о том, что, как и в русском языке, деловое письмо подразумевает вежливый тон !
В случае если вы собираетесь попросить адресата о чем-то, используйте вежливые формы, такие как:
Could you...
Не могли бы Вы…
Would you please...
Не могли бы Вы, пожалуйста…
I would be grateful if you could...
Я был бы благодарен, если бы Вы могли…
Если вы соглашаетесь на просьбу своего адресата, используйте фразу "I would be delighted to " ("я был бы рад"):
I would be delighted to attend the meeting.
Я был бы очень рад посетить эту встречу.
I would be delighted to provide more information.
Я был бы очень рад предоставить больше информации.
Для вежливого отказа обязательно нужно поблагодарить за предложение:
Thank you for your invitation, but...
Спасибо за приглашение, но…
Если требуется приложить к письму дополнительные документы, используйте следующие фразы:
Please, find enclosed...
Пожалуйста, найдите во вложениях...
Enclosed is a...
В приложениях содержится…
Enclosed are...
В приложениях содержатся…
I am enclosing...
Я прилагаю…
2.3. Часть третья - призыв к действию
Последний (третий) абзац служит для того, чтобы еще раз коротко сформулировать цель и при необходимости призвать читателя к действию по итогам письма: например, прочесть ваше резюме или рассмотреть деловое предложение.
We hope that you"ll be able to take part in our conference on May 5, 2018.
Мы надеемся, что вы сможете принять участие в нашей конференции пятого мая 2018 года.
Please refund my $500 deposit and accept my apologies.
Пожалуйста, верните мою предоплату в 500$ и примите мои извинения.
Please, send me these documents as soon as possible.
Пожалуйста, вышлите мне эти документы как можно скорее.
Если же письмо носит скорее информативный характер, то в конце можно просто оставить просьбу связаться с вами, в случае, если у адресата возникнут вопросы:
In case you have questions, feel free to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной.
If you have any questions, don"t hesitate to contact me.
В случае, если у Вас есть вопросы, незамедлительно свяжитесь со мной.
Please, contact us again, if we can be of assistance.
Пожалуйста, свяжитесь с нами снова, если Вам понадобится помощь.
Наконец, если вы хотите дать понять, что ждете от своего читателя ответного письма, можно использовать следующие фразы:
I"m looking forward to hearing from you soon.
С нетерпением жду Вашего ответа.
I hope to hear from you soon.
Надеюсь вскоре получить Ваш ответ.
3. Заключение
Теперь, когда мы изложили самое главное, осталось лишь закончить письмо одной из традиционных фраз:
Sincerely,
Искренне ваш,
Respectfully yours,
С уважением,
Kind regards, / Best regards, / Regards,
С наилучшими пожеланиями,
После этого с новой строки мы пишем свои имя и фамилию - и письмо закончено.
Примеры деловых писем на английском
Примеры письма на английском вы сможете найти на следующих сайтах.
Ресурсы на русском с переводом:
1. https://goo.gl/m8UEZQ
2. https://goo.gl/oSaQcp
Ресурсы на английском (без перевода):
1. https://goo.gl/MdrvLk
2. https://goo.gl/8JqNPK
Друзья, теперь вы знаете основные правила написания деловых писем. Главное, не забывайте о вежливости к своему адресату! Экономьте его и свое время - пишите кратко, по делу и избегайте "воды". Успехов!
Привет, дорогие друзья! В деловом письме важно использовать правильный стиль и тон языка. Поэтому стоит избегать:
- разговорных выражений, сленга и жаргона
- сокращений (I’m; it’s; don’t и т. д., используйте полные формы)
- эмоционально окрашенных слов - terrible (ужасный), rubbish (чушь) и т. д.
Структура письма на английском языке:
- Адрес отправителя (sender’s address)
- Дата (date)
- Адрес получателя (inside address)
- Обращение (salutation)
- Вступление (opening sentence)
- Основной текст (body of the letter)
- Заключение (closing sentence)
- Заключительная вежливая фраза (complimentary close)
- Подпись отправителя (signature)
- Приложение (enclosure)
Пример делового письма
Стандартные выражения в деловой переписке
| 1. Обращение | |
| Dear Sirs, Dear Sir or Madam | (если вам не известно имя адресата) |
| Dear Mr, Mrs, Miss or Ms | (если вам известно имя адресата; в том случае когда вы не знаете семейное положение женщины следует писать Ms, грубой ошибкой является использование фразы “Mrs or Miss”) |
| Dear Frank, | (В обращении к знакомому человеку) |
| 2. Вступление, предыдущее общение. | |
| Thank you for your e-mail of (date)… | Спасибо за ваше письмо от (числа) |
| Further to your last e-mail… | Отвечая на ваше письмо… |
| I apologise for not getting in contact with you before now… | Я прошу прощения, что до сих пор не написал вам… |
| Thank you for your letter of the 5th of March. | Спасибо за ваше письмо от 5 Марта |
| With reference to your letter of 23rd March | Относительно вашего письма от 23 Марта |
| With reference to your advertisement in «The Times» | Относительно вашей рекламы в Таймс |
| 3. Указание причин написания письма | |
| I am writing to enquire about | Я пишу вам, чтобы узнать… |
| I am writing to apologise for | Я пишу вам, чтобы извиниться за… |
| I am writing to confirm | Я пишу вам, что бы подтвердить… |
| I am writing in connection with | Я пишу вам в связи с … |
| We would like to point out that… | Мы хотели бы обратить ваше внимание на … |
| 4. Просьба | |
| Could you possibly… | Не могли бы вы… |
| I would be grateful if you could … | Я был бы признателен вам, если бы вы … |
| I would like to receive | Я бы хотел получить…… |
| Please could you send me… | Не могли бы вы выслать мне… |
| 5. Соглашение с условиями. | |
| I would be delighted to … | Я был бы рад … |
| I would be happy to | Я был бы счастлив… |
| I would be glad to | Я был бы рад… |
| 6. Сообщение плохих новостей | |
| Unfortunately … | К сожалению… |
| I am afraid that … | Боюсь, что… |
| I am sorry to inform you that | Мне тяжело сообщать вам, но … |
| 7. Приложение к письму дополнительных материалов | |
| We are pleased to enclose … | Мы с удовольствием вкладываем… |
| Attached you will find … | В прикрепленном файле вы найдете… |
| We enclose … | Мы прилагаем… |
| Please find attached (for e-mails) | Вы найдете прикрепленный файл… |
| 8. Высказывание благодарности за проявленный интерес. | |
| Thank you for your letter of | Спасибо за ваше письмо |
| Thank you for enquiring | Спасибо за проявленный интерес… |
| We would like to thank you for your letter of … | Мы хотели бы поблагодарить вас за… |
| 9. Переход к другой теме. | |
| We would also like to inform you … | Мы так же хотели бы сообщить вам о… |
| Regarding your question about … | Относительно вашего вопроса о… |
| In answer to your question (enquiry) about … | В ответ на ваш вопрос о… |
| I also wonder if… | Меня также интересует… |
| 10. Дополнительные вопросы. | |
| I am a little unsure about… | Я немного не уверен в … |
| I do not fully understand what… | Я не до конца понял… |
| Could you possibly explain… | Не могли бы вы объяснить… |
| 11. Передача информации | |
| I’m writing to let you know that… | Я пишу, чтобы сообщить о … |
| We are able to confirm to you… | Мы можем подтвердить … |
| I am delighted to tell you that… | Мы с удовольствие сообщаем о … |
| We regret to inform you that… | К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о… |
| 12. Предложение своей помощи | |
| Would you like me to…? | Могу ли я (сделать)…? |
| If you wish, I would be happy to… | Если хотите, я с радостью… |
| Let me know whether you would like me to… | Сообщите, если вам понадобится моя помощь. |
| 13. Напоминание о намеченной встрече или ожидание ответа | |
| I look forward to … | Я с нетерпением жду, |
| hearing from you soon | когда смогу снова услышать вас |
| meeting you next Tuesday | встречи с вами в следующий Вторник |
| seeing you next Thursday | встречи с вами в Четверг |
| 14. Подпись | |
| Kind regards, | С уважением… |
| Yours faithfully, | Искренне Ваш (если имя человека Вам не известно) |
| Yours sincerely, | (если имя Вам известно) |
Как отвечать на жалобы
English for Business_1
- Could you bear with me for 10 minutes while I get to the bottom of what went
wrong here? - I’m terribly sorry for the problems you’re experiencing.
- I can imagine that was terrible.
- I propose that we offer you some sort of compensation.
- I’ll make sure that it gets done by the end of the week.
- That must have been dreadful.
- Could you tell me exactly what happened?
- I do apologize for our part in this.
Теперь вы отвечайте
English for Business-2
1 And I had to wait for over an hour at the airport before the taxi came to pick me up.
…
2 The whole conference was a farce! Delegates were wandering from room to
room and nobody knew where they should be or what was happening. What went wrong?
…
3 And it was all your company’s fault.
…
4 So what are you going to do about it?
…
Do You Speak English? — Big Train — BBC comedy
Несмотря на то, что написанные от руки послания почти полностью вытеснены электронными, печатными вариантами, правила в их оформлении и корректном изложении не изменились. Деловое письмо, особенно на английском языке, составляется по строгим принципам, которые нарушать не стоит. Ведь от делового письма зависит очень многое: правильная реакция на жалобу, справедливое удовлетворение иска, заключение договора, еще масса важных жизненных моментов.
Деловое письмо на английском можно назвать «лицом» отправителя, по которому получатель встретит автора. Каким будет это «лицо»: аккуратным, понятным, вежливым, или же грубым и хаотичным – зависит исход дела.
Основные виды деловых писем, их цели
Оформление делового послания зависит еще и от вида письма, хоть правила для всей бизнес переписки практически одинаковы. Какие деловые письма наиболее часто пишутся?
Enquiry letter
Его пишут, если интересуются деталями информации о товарах, услугах.
Complaint letter
В таком письме – жалоба на полученные товары/услуги, описание конкретных претензий и список требований об их удовлетворении.
Reply letter
Или по-другому называемое reply quotation . Текст такого послания отправляется в ответ на enquiry letter и содержит ту информацию, о которой был сделан запрос.
Application letter
Или statement letter . Представляет из себя заявление при желании устроиться на работу, поступить в учебное заведение, стать членом команды работающих над одной целью.
Acceptance letter
Данный вид делового письма – ответ на заявление с положительным ответом. В нем уведомляется, что соискатель принят на работу, учебу.
Refusal letter
Прямо противоположное предыдущему, то есть отказ отправителю заявления.
Thank you letter
Этот текст содержит благодарность за оказанные услуги, качественный товар, помощь в решении разных вопросов бизнеса.
Commercial letter
Или commercial offer . В нем обращаются в официальной форме к потенциальному партнеру по желаемому деловому сотрудничеству. В письме раскрываются преимущества этого сотрудничества, предлагаются конкретные его условия.
Сюда же можно отнести письмо в продолжение .
Congratulation letter
Основные принципы оформления
При оформлении делового письма, кроме четких правил, есть еще масса нюансов, которые надо обязательно учитывать. Графическое оформление и стиль письма, при несоблюдении этих тонкостей, могут оказать отрицательное влияние на исход общения и на дальнейшее деловое сотрудничество.
1. Последнее время отменено правило «красной строки» , то есть новый абзац теперь принято писать без отступа слева. Это касается как изложенных от руки текстов, так и напечатанных.
2. Письмо не должно выглядеть как сплошная «простыня». Сплошной текст, особенно если это касается деловой переписки, труден к визуальному восприятию и банально раздражает.
3. В деловых письмах недопустимы сокращения , принятые в речи или неофициальной переписке. Однако, для придания письму доброжелательного оттенка, можно удалить некоторые , если их отсутствие не отразится на понимании смысла.
Например:
Looking forward to your answer (С нетерпением жду вашего ответа) – отсутствие подлежащего (без утери смысла) разрешено.
4. Если тон письма с самого начала взят строго официальный, нельзя потом переходить на более свободный. И наоборот: когда в «шапке» (вступлении) текста был выбран немного раскованный стиль, не нужно потом ошарашивать получателя резким переходом на очень строгий тон.
5. Текст разбивается на абзацы по принципу «новая мысль – новый абзац», между ними обязательны строки-пробелы. Если объем письма большой и все не помещается на одной странице, категорически нельзя пытаться изложить все на одном листе и пробелы убирать. Текст с правильно соблюденными абзацами на двух (или более) страницах – правильный вариант; письмо без пробелов, но на одной странице – недопустимый.
6. Если в дружеском послании спокойно можно изложить несколько вопросов, поднять разные темы, то в официальном письме это делать нельзя. При наличии нескольких проблем следует выделить по важности главное, и именно этому посвятить один текст. Даже всего две темы не стоит объединять в одно письмо – лучше написать два отдельных.
7. Деловое письмо должно быть максимально кратким. Не нужно «растекаться мыслью по древу», в красках расписывая претензии или рассказывая о впечатлениях – только факты и по делу.
8. Даже если содержание текста негативное, тон его остается вежливым. Употребление сленга, эмоционально окрашенных идиом также недопустимо. Не рекомендуется употреблять в официальном письме : к примеру, вместо go on лучше написать continue .
Кроме всего выше перечисленного, крайне важна графическая структура письма, тут правила едины и обязательны к соблюдению.
Правильная структура
1. Обращение
Первой строкой идет обращение, начинающееся на Dear . Это вовсе не «дорогой», как гласит прямой перевод: слово означает «уважаемый».
При указании должности получателя все слова пишутся с большой буквы.
Dear Shift Manager – Уважаемый менеджер смены.
Когда текст составляется без конкретной информации о должности или имени, фамилии адресата, следует писать:
Dear Sir – послание будет отправлено лицу мужского рода;
Dear Sirs – обращение, если письмо предназначено группе мужчин.
Dear Madam – если получатель дама. Или же Dear Madams , когда предвидится официальное общение с чисто женским коллективом.
Dear Mr. Wakeson (Dear Ms Wakeson) – известна фамилия получателя (или получательницы). Когда автор письма знает о замужнем статусе дамы, можно написать перед фамилией Mrs . Письмо предназначено незамужней особе – допустимо Miss . Однако в современной деловой переписке появилось негласное правило: считается невежливым акцентировать семейное положение женщины, в бизнес письме обращение к ней лучше начать с Ms .
Dear Dimitri – начало письма с имени разрешено, если собеседник давний деловой партнер, хорошо знакомый автору.
2. Предисловие
Второй абзац – предисловие, содержащее строго одно предложение. Тон его – доброжелательный, даже если смысл письма будет негативным.
We appreciate your patience, but we had serious reasons to delay the answer. – Мы ценим ваше терпение, на задержку ответа были серьезные причины.
Thank you for sending us your application letter, your resume is written very professionally. – Благодарим вас за то, что прислали нам заявку, ваше резюме написано очень профессионально.
3. Главная часть. Основная мысль
Третья часть делового письма, которая может содержать несколько абзацев – главная, в ней излагается основная мысль. С одной стороны, нужно максимально точно и подробно изложить суть, с другой – избегать громоздких фраз, ненужных деталей. Лучше вместо побудительных предложений употреблять фразы с would/could/should .
Например:
Please send me the details of order №… (Пожалуйста пришлите мне детали постановления №…) – не рекомендуется.
Would you be so kind to send me… (Не будете ли вы так добры прислать мне…) – гораздо лучший вариант.
При негативной информации письма обязательны выражения, сглаживающие отрицательный тон. Никто не знает, как будут развиваться отношения с получателем дальше: сегодня контракт разрывается, или сотрудника увольняют, а через какое-то время ситуация может измениться. Потому обязательны выражения типа:
We are very sorry – Наши огромные извинения;
Unfortunately – К сожалению;
We apologize for… – Приносим огромные извинения за…
4. Заключение
Предпоследняя часть делового письма – краткое заключение. Оно, как и вступление, состоит из одного предложения, максимум двух в редких случаях. Этот абзац содержит общую мысль письма и мотивирует на дальнейшее общение.
I hope that our cooperation will be very effective. – Надеюсь, что наше сотрудничество будет очень эффективным.
Looking forward for your answer to my complaint. – С нетерпением жду вашего ответа на мою жалобу.
5. Фразы вежливости и подпись
Заканчивается деловое письмо двумя частями, в первой идет фраза вежливости, например:
Best regards – С наилучшими пожеланиями;
Thanks a lot for the cooperation – Огромная благодарность за сотрудничество;
With respect and best regards – С уважением и наилучшими пожеланиями.
Важно : после фразы вежливости ставится запятая, после имени и фамилии с переходом к должности – нет. Сначала пишутся имя и фамилия, потом должность, никогда наоборот.
Например:
Kind regards,
Peter Makhon
Pit Boss.
С наилучшими пожеланиями,
Питер Махон
Менеджер смены.
Пример письма-жалобы
Ниже приведен пример делового письма-жалобы:
I am writing in order to inform you that today in the morning I received my package, and I have a complaintfor your shop.
When I came to our post office, I was very surprised that my package was damaged and taped. The postalworker gave me the official letter, that my package was received like that (I enclose the screen). I opened the package and found it empty. Where is my iPhone I bought in your shop? I suspect it was stolen. Would you be so kind to make the full refund to my credit card.
Unfortunately, I did not receive the goodsfrom you, but I am sure it is not your fault.
As soon as you refund my money, I will give you the best stars in the feedback.
Yours faithfully,
Mira Simonian.
Уважаемые господа!
Пишу с целью проинформировать вас, что сегодня утром я получила свою посылку, и у меня есть претензия к вашему магазину.Когда я пришла в почтовое отделение, я была крайне удивлена тем, что моя посылка повреждена и заклеена. Работник почтового офиса выдал мне официальное письмо, что посылка была доставлена в таком виде (скрин прилагаю).
Я открыла посылку и обнаружила, что она пуста. Где мой телефон, который я у вас купила? Подозреваю, его украли. Будьте так добры сделать полный возврат средств на мою кредитную карту. К сожалению, я не получила от вас товар, но уверена – это не ваша вина.
Как только вами будут возвращены деньги, я в отзыве поставлю максимально хорошие оценки.
С огромным уважением,
Мира Симонян.
Поздравляем! Теперь вы умеете писать деловые письма.
Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .