20.5. Положения. Правила их составления и оформления
Наиболее разнообразную и наименее регламентированную группу организационно-правовых документов представляют собой положения, инструкции, регламенты, правила. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по делопроизводству).
Положение - это:
правовой акт, устанавливающий основные правила деятельности организаций, их структурных подразделений, а также нижестоящих (подведомственных) учреждений, организаций и предприятий;
свод правил, регулирующих определенное направление деятельности (культурное, политическое, хозяйственное и др.).
В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу, например: «Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях»; «Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»; «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете»; а также положения о проведении конкурсов, смотров, фестивалей и других мероприятий.
Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые положения разрабатываются вышестоящей организацией для однотипных подведомственных структур, а индивидуальные - для конкретной организации, органа, структурного подразделения и пр.
Положение о структурном подразделении - нормативный акт, основной целью которого являются регламентация направлений деятельности данного подразделения.
Документ оформляется на общем бланке организации и включает в себя реквизиты:
гриф утверждения,
наименование организации,
наименование вида документа,
регистрационный номер документа,
место составления,
заголовок к тексту,
Положение о структурном подразделении, как правило, состоит из следующих разделов:
1) «Общие положения» - приводятся полное и сокращенное (если оно имеется) наименования структурного подразделения, характеризуется его место (статус) в организационной структуре организации, определяется степень его хозяйственной и экономической самостоятельности. Здесь же приводится информация о подчиненности данного подразделения руководству предприятия, конкретно указывается должность лица, непосредственно руководящего подразделением, порядок назначения и освобождения его от занимаемой должности.
Отдельным пунктом приводится перечень основных нормативных, правовых, директивных и инструктивных документов, которыми подразделение руководствуется в своей работе. В случае если подразделение содержит какие-либо внутренние деления (например, отдел подразделяется на несколько секторов), в раздел включается пункт «Внутренняя структура». В нем содержится перечень внутренних подразделений, даются их полное и сокращенное наименования, наименование должности руководителя каждого внутреннего деления с указанием, кому непосредственно они подчиняются.
В заключительном пункте раздела «Общие положения» содержится информация о наличии в подразделении печати, ее описание, назначение и условия хранения.
2) «Цели и задачи подразделения» - формулируются основные цели и задачи подразделения, его основное назначение, оправдывающее существование подразделения в структуре предприятия. Цели должны быть долгосрочными, реальными и тесно увязанными как между собой, так и с целями предприятия (организации) в целом.
3) «Функции» - содержится полный перечень функций подразделения с указанием, какие из них выполняются подразделением целиком, а какие - совместно с другими подразделениями. В этом случае уточняется форма участия.
При наличии в подразделении отделов в текст раздела вводятся соответствующие их названиям подразделы, в которых аналогичным образом дается описание функций для каждого деления.
4) «Права и обязанности» - содержится перечень полномочий, которые реализуются данным подразделением; дается характеристика специфических прав, которыми обычно не обладают аналогичные структуры. Под правом подразделения в отношении других структурных подразделений понимается узаконенная возможность требовать (предлагать, использовать, запрещать) выполнения каких-либо действий или предоставления какой-либо информации. Права подразделения обычно устанавливаются в объеме, необходимом для эффективной реализации его функций.
5) «Ответственность» - устанавливаются виды дисциплинарной, административной (в необходимых случаях – уголовной) ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей. В разделе точно формулируется экономическая ответственность подразделения в рамках внутреннего хозяйственного расчета.
6) «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» - содержится характеристика различного рода взаимосвязей с другими структурными подразделениями внутри предприятия (организации) и вне ее. Здесь же регламентируются документационные потоки подразделения, указывается перечень основных документов, создаваемых им, и документов, разрабатываемых совместно с другими подразделениями, а также периодичность и сроки представления документов.
Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем и утверждается, как правило, первым лицом предприятия (организации).
Положение о коллегиальных и совещательных органах - организационно-правовой документ, имеющий нормативный характер и определяющий состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов. Коллегиальные (совещательные) органы могут быть как руководящие (совет директоров, правление), так и специализированные (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.) (8).
Положение о коллегиальном или совещательном органе определяет:
статус коллегиального или совещательного органа;
порядок планирования работы;
порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании;
внесение материалов на рассмотрение;
порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании;
ведение протокола заседания;
оформление решений;
порядок доведения решений до исполнителей;
материально-техническое обеспечение заседаний.
В ряде коммерческих организаций разрабатывается Положение о персонале. Это документ, в котором:
отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива;
устанавливаются основные принципы трудовых взаимоотношений между администрацией и персоналом;
определяются способы организации труда;
раскрывается кадровая концепция предприятия - системы и принципы найма, кадрового планирования, стимулирования труда, социальная политика предприятия;
формулируется взаимная ответственность администрации и персонала.
Положение о персонале - документ, заимствованный из зарубежной практики делопроизводства, - стало активно использоваться для регулирования социально-трудовых отношений в период формирования в современной России института частной собственности и появления первых коммерческих организаций.
В разработке положения о персонале должны принять участие различные профильные специалисты - отдела организации и оплаты труда, отдела кадров, юридического отдела и иных подразделений организации. Возглавляет группу, как правило, директор по развитию или заместитель руководителя организации по управлению персоналом.
В Трудовом кодексе РФ не содержится указание по данному документу. Поэтому положение о персонале НЕ распространяется на лиц, выполняющих работу (оказывающих услуги) на основе гражданско-правовых отношений.
В положении о персонале определяются принципы взаимоотношений персонала и администрации, основными из которых являются:
соблюдение ном законодательства;
полномочность представителей сторон;
равноправие сторон;
добровольность принятия обязательств;
недопущение принудительного или обязательного труда и дискриминации в сфере труда;
реальность обеспечения принимаемых обязательств.
При разработке положения о персонале необходимо учитывать эти, а также другие принципы взаимоотношений персонала и администрации, за несоблюдение которых возможна социальная, но только не юридическая ответственность.
Очень часто собственники компаний требуют включить в положение обязательство персонала не критиковать политику компании при общении с клиентами и конкурентами, а также запрет на сообщение о временных трудностях компании кому-либо вне компании, на совершение действий, подрывающих репутацию компании.
Единых форм и макетов положения о персонале нет. В каждой организации они разрабатываются самостоятельно.
Один из возможных макетов структуры текста следующий:
Общие положения.
Основные принципы организации труда в компании и взаимоотношений руководства компании и персонала.
Порядок оформления трудовых отношений.
Основные права и обязанности персонала.
Основные права и обязанности руководства компании.
Рабочее время и время отдыха.
Оплата труда.
Социальный пакет.
Повышение квалификации персонала.
Гарантии занятости персонала.
Меры дисциплинарного воздействия (поощрения и взыскания).
Заключительные положения.
Оформляется Положение о персонале на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем службы управления персоналом, согласовывается на общем собрании персонала. Утверждается документ на Совете директоров.
Если в организации есть положение о персонале, то принимаемых работников знакомят с ним под расписку ещё ДО подписания трудового договора.
Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.
Положение о материальном и моральном поощрении - локальный документ, поэтому органы пенсионного и социального страхования при возникновении споров в отношениях тех или иных выплат зачастую не принимают во внимание данный документ как аналог положения о премировании.
Цель положения о материальном и моральном поощрении - заинтересовать работников в большей производительности труда, в повышении качества выполнения задач, возложенных на них, своевременном и добросовестном исполнении трудовых обязанностей, повышении уровня ответственности за порученный участок работы.
В положении о материальном и моральном поощрении должны быть определены:
Принципы поощрения.
Основные показатели применения мер поощрения.
Формы и меры (виды) поощрения.
Порядок представления работников к поощрению.
Компетенция руководства организации по применению той или иной меры поощрения.
Основания к применению мер поощрения (приказ руководителя организации, распоряжение иного должностного лица и др.).
Порядок проведения мероприятий по поощрению (торжественная обстановка, собрание трудового коллектива и пр.).
Другие сведения.
Как правило, разрабатывает положение о материальном и моральном поощрении отдел организации и оплаты труда совместно с юридическим отделом и отделом кадров. Составление может быть поручено и отдельным специалистам - инженеру по организации труда, инженеру по кадрам, юрисконсульту, экономисту по труду и др.
Подписывает положение заместитель руководителя организации по управлению персоналом, визирует начальник юридического отдела или иное должностное лицо, ответственное за правовую работу.
Может быть предусмотрено и визирование главным бухгалтером организации (особенно если в положении предусматривается значительное количество форм материального поощрения). Утверждает положение руководитель организации.
Положение об аттестации - документ, в котором регламентируется аттестация работников предприятия: ее цели, принципы и методы, организация работы аттестационных комиссий, содержатся формы характеристик (отзывов), аттестационных карт, аттестационных листов.
| " |
Положение об отделе – это внутренний организационно-распорядительный документ, устанавливающий статус, функции, права, обязанности, ответственность и связи структурного подразделения предприятия (организации). В данном определении и далее под отделом подразумевается любое структурное подразделение, включая службу, группу, бюро, часть, лабораторию и др.
Типовые положения об отделе могут влючать следующие разделы:
1. Общие положения
, где указываются полное наименование отдела, дата, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует, чем руководствуется в своей деятельности, кому подчинено, порядок назначения и освобождения от должности руководителя и др.
2. Основные задачи
, определяющие цель и направление деятельности подразделения.
3. Функции
, т.е. виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач.
4. Права
, которыми должно обладать руководство для эффективного функционирования этого структурного подразделения.
5. Ответственность
- виды дисциплинарной, административной и др. ответственности, которую несет руководитель при выполнении обязанностей (функций).
6. Связи (взаимоотношения)
отдела с другими подразделениями.
Типовые положения о подразделениях (отделах, службах и т.п.)
Ниже приведены примеры и типовые образцы положений о подразделениях (отделах) , разработанные в разных организациях и для различных отраслей и сфер деятельности, включая сельское хозяйство, строительство, образование, производство, торговлю, медицину и др. За содержание документов администрация сайта ответственности не несет.
Отдел АСУП
Положение об отделе главного конструктора
Положение об отделе главного энергетика
Положение об отделе кадров
Положение об отделе капитального строительства
Положение об отделе контроля качества
Положение об отделе маркетинга
Положение об отделе МТС (материально-технического снабжения)
Положение об отделе ООТиЗ (организации труда и заработной платы)
Положение об отделе защиты информации
Положение о юридическом отделе
Положение о конструкторском отделе (бюро)
Положение об отделе технического контроля
В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации, ее отраслевой принадлежности и особенностей управления, требований законодательства и иных факторов в организации могут создаваться структурные подразделения. Такие подразделения могут создаваться как внутри организации (например, отделы, службы, управления и т.д.), так и быть обособленными подразделениями. К последним относятся в том числе филиалы и представительства.
А нужно ли разрабатывать положения о структурных подразделениях и как их составлять, расскажем в нашей консультации.
Обязательно ли Положение о структурных подразделениях организации?
Обязательность утверждения Положения о структурном подразделении зависит от вида такого подразделения.
Например, организация решила создать представительство или филиал. Напомним, что представительство - это обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту (п. 1 ст. 55 ГК РФ). А филиал - это обособленное подразделение юридического лица, которое расположено вне места его нахождения и осуществляет все его функции или их часть, в т.ч. функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ).
Несмотря на то, что представительства и филиалы не являются юридическими лицами, закон указывает, что действуют они на основании утвержденных им положений (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
А если организация создает новый отдел или организует департамент, нужно ли разрабатывать и утверждать положение о таком структурном подразделении? В этом случае разработка положений отдается на усмотрение самой организации. Однако учитывая, что одними из целей создания структурных подразделений являются совершенствование системы управления и повышение эффективности деятельности организации в целом, разработка таких положений считается целесообразной. Ведь именно в положении можно раскрыть задачи и функции структурного подразделения, его подчиненность и порядок взаимодействия с другими подразделениями и работниками организации, а значит, — создать основу для эффективного функционирования такого подразделения.
Положение о структурном подразделении - образец
Положение о структурном подразделении организации составляется в произвольной форме. Структура Положения о структурном подразделении обычно выглядит так:
- общие положения;
- основные задачи и функции структурного подразделения;
- права и ответственность структурного подразделения;
- взаимодействие с другими структурными подразделениями организации.
Что касается Положения о филиале, то оно может состоять, в частности, из таких разделов:
- общие положения;
- правовой статус филиала;
- имущество филиала;
- финансово-хозяйственная деятельность филиала;
- управление филиалом;
- контроль финансово-хозяйственной деятельности филиала;
- бухгалтерский учет и отчетность;
- трудовые отношения в филиале;
- прекращение деятельности филиала.
Порядок разработки Положения о структурном подразделении устанавливается самой организацией и зависит от вида такого подразделения. Если в организации создаются филиал или представительство, для этого потребуется решение общего собрания участников, принятое в общем случае большинством не менее 2/3 голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 1 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ ).
Если же речь идет о создании внутреннего структурного подразделения (например, отдела), для этого достаточно решения руководителя организации, если иное не предусмотрено Уставом.
Приведем для Положения о структурном подразделении организации образец его заполнения в случае с отделом бухгалтерии.
- для понимания того, кто чем занят на рабочем месте (анализ);
- для объяснения работникам, чем они должны заниматься и где находятся пределы их компетенций, прав и ответственности (руководство);
- для контроля текущей деятельности организации (контроль);
- для оценки (и самооценки) деятельности работников и последующего принятия решения об обучении, о перемещениях, поощрениях и взысканиях (стимулирование и управление карьерой работников);
- для отбора кандидатов (привлечение работников);
- для защиты работников, работодателя и организации в целом (безопасность);
- для поддержания позитивной корпоративной культуры.
Как видим, все стадии классического управленческого цикла в той или иной степени требуют информации, содержащейся в ПП и ДИ. Значит, если организация должна быть управляемой, то и эти основополагающие документы должны быть в порядке.
Отсюда же следует, что ПП и ДИ организации должны образовывать внутренне согласованную систему, тогда как совокупность трудовых договоров такой системности не предполагает.
ПП и ДИ являются законом не только для работника, но и для работодателя, а потому должны соответствовать требованиям действующего российского законодательства и защищать законные интересы обеих сторон. В связи с этим увлечение «управленческим» аспектом этих документов в ущерб правовому может привести к негативным последствиям. То, что с точки зрения теорий общего менеджмента или управления персоналом должно быть отражено в характеристиках рабочих мест или подразделений, далеко не всегда будет уместным в ПП или ДИ с точки зрения требований законодательства . Поэтому структура, форма, содержание и отдельные формулировки в ПП и ДИ должны быть выверены с точки зрения закона, а возможные правовые коллизии, связанные с трактовкой положений этих документов, должны быть заранее оценены.
На что можно опереться при разработке положений о подразделениях и должностных инструкций?
Законодательство Российской Федерации (в том числе и трудовое) никак прямо не определяет исчерпывающие требования к содержанию указанных документов. В ст. 5 Трудового кодекса РФ отмечено, что трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения, помимо нормативно-правовых актов регулируются также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права. Вместе с тем, нигде в кодексе не раскрывается хотя бы примерный перечень таких локальных нормативных актов. Но в силу сложившейся еще в советское время традиции под ними понимаются, в том числе, ДИ и ПП, о чем свидетельствуют нижеприведенные письма федеральных ведомств, регулирующих трудовые отношения.
В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» читаем:
«Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.»
Роструд, однако, предупреждает (Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников» ):
«Должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Так, отсутствие должностной инструкции в отдельных случаях препятствует работодателю осуществить обоснованный отказ в приеме на работу (поскольку именно в ней могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника), объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока, распределить трудовые функции между работниками, временно перевести работника на другую работу, оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Само по себе отсутствие должностной инструкции не должно расцениваться как нарушение трудового законодательства и влечь за собой ответственность, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений в связи с ее отсутствием.»
Тем не менее, в судебной практике ссылки на ПП и ДИ при оценке действий работодателя и работника используются широко. Так, в соответствии с п. 35 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации» ,
«…неисполнением работником без уважительных причин является неисполнение трудовых обязанностей или ненадлежащее исполнение по вине работника возложенных на него трудовых обязанностей (нарушение требований законодательства, обязательств по трудовому договору, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений, приказов работодателя, технических правил и т.п.).»
Некоторые требования к содержанию ДИ установлены п. 4 раздела «Общие положения» Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержденного постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 с последующими изменениями) :
«Квалификационные характеристики (приведенные в указанном справочнике – авт.) на предприятиях, в учреждениях и организациях могут применяться в качестве нормативных документов прямого действия или служить основой для разработки внутренних организационно-распорядительных документов – должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их прав и ответственности.»
Тот же справочник содержит рекомендуемые перечни должностных обязанностей, требований к знаниям и квалификации работников определенных должностей. Объем прав и ответственности, а также ряд других важных характеристик конкретной должности в негосударственной организации законодательством не устанавливается даже на уровне рекомендаций. Это и понятно: сказываются «особенности организации производства, труда и управления». Кроме того, организация вправе формировать должности, исходя из собственной логики бизнеса. Поэтому соответствующие документы в ряде случаев надо разрабатывать самостоятельно либо использовать какие-либо образцы.
Интернет пестрит образцами ПП и ДИ, значительная часть которых написана на основе Квалификационного справочника , меньшая же часть представляет собой свободное творчество. При ближайшем рассмотрении оказывается, что для иных должностей образцов вовсе нет, для других – в образцах идет речь совсем не о том, для третьих же – образцы содержат смешные или опасные ошибки. Например:
Директор (генеральный директор, управляющий) предприятия
Организует работу и эффективное взаимодействие всех структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства с учетом социальных и рыночных приоритетов, повышение эффективности работы предприятия, рост объемов продукции и увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции, ее соответствие мировым стандартам в целях завоевания отечественного и зарубежного рынка и удовлетворения потребностей населения в соответствующих видах отечественной продукции.
Организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг), экономической эффективности ее производства, рационального использования производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
Это, так сказать, позднесоветское барокко, переделанное в соответствии с довольно примитивными представлениями о рыночной экономике. Между прочим, это точное воспроизведение соответствующего раздела из .
Директор по развитию
Разрабатывает методики по оперативному реагированию на кризисные и нестандартные ситуации, которые могут привести к срыву плана развития предприятия, иным неблагоприятным для предприятия последствиям.
Это просто досадная неоднозначность прочтения. А следующее стоит считать более серьезной ошибкой:
Директор по развитию
Назначает работников, ответственных за реализацию проектов, дает общие указания, осуществляет непосредственное руководство ими и координацию их деятельности.
«Назначают» приказом, приказы издает генеральный директор – это указывается в Уставе организации. Так что данная формулировка, означающая фактическое превышение полномочий, – прямое нарушение Устава. Впрочем, на достигнутом автор должностной инструкции не останавливается, смело вменяя в обязанности директора по развитию функции учредителей (ср. со ст. 33 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» ):
Определяет общую концепцию политики развития предприятия.
«Общая концепция политики» сама по себе звучит изрядно. Впрочем, авторы должностных инструкций любят слова «общее», «осуществлять», и т.п.:
«Общее руководство договорной работой и общий контроль за ее осуществлением осуществляет управляющий директор Общества или иное уполномоченное лицо.»
А здесь просто загадка-матрешка (снова из ): догадайтесь, ради чего трудится начальник планово-экономического отдела:
Осуществлять руководство работой по экономическому планированию на предприятии, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов производства с целью достижения наибольшей эффективности работы предприятия.
Образцы упомянутого «свободного творчества», выложенные на разных Интернет-сайтах, также вызывают улыбки, смущение, недоумение и опасения:
Администратор магазина:
Администратор магазина несет коллективную материальную ответственность за сохранность товара в магазине.Администратор салона красоты:
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.Хед-хантер:
[Имеет право] требовать от заказчика обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения условий договора на поиск и привлечение высокопрофессиональных специалистов.
Итак, имеющиеся образцы следует использовать с большой осторожностью. Вдруг, они будут читать и вчитываться в написанное? Значит, уполномоченный работодателем разработчик ПП и ДИ должен хорошо знать назначение всех «винтиков» и иных деталей, из которых собираются эти документы. Тем более важным будет такое знание при разработке документов для нетиповых подразделений или должностей.
Теории и практике написания ПП и ДИ посвящен целый ряд статей (, , , , , , , , , , ). К сожалению, некоторые из них содержат заведомо некорректные утверждения (см. ниже). Наиболее полным и выверенным источником по данному вопросу стоит признать серии книг Л.В.Труханович и Д.Л.Щура «Кадры предприятия», «Персонал организации», среди которых отметим , а также книгу .
Ввиду серьезности предмета начнем с небольшого отступления, который нетерпеливый читатель может пропустить.
Вокруг положения о подразделении и должностной инструкции
Немного философии: ПП и ДИ как альфа и омега…
Альфа – потому, что кандидат в работники организации лучше определит свое место в ней, если предварительно ознакомится с кругом своих обязанностей или если предложит работодателю свое видение этого места. Так или иначе, предметом обсуждения на собеседовании будет состав функций работника и обеспечивающий их выполнение баланс прав и ответственности.
Омега – потому, что ПП и ДИ являются венцом серьезного процесса под названием «организационное проектирование»: сначала определяются объекты управления, потом – методы и функции, далее – процессы, затем – необходимые роли участников процессов, и лишь в заключение из ролей формируются должности, а из должностей – подразделения. Таким образом, совокупность задач и функций подразделений, обязанностей, прав и ответственности должностей складывается только тогда, когда деятельность организации представлена достаточно подробно (ср. , ).
Подчеркнем, что ДИ следует отличать от рабочих (операционных) инструкций, которые описывают последовательность действий на данном рабочем месте при исполнении той или иной функции, а также от методических инструкций, которые описывают методы работы вне зависимости от позиции исполнителя.
Строго говоря, ПП и ДИ будут некорректными до тех пор, пока не будет отработана вся описанная логическая цепочка. Однако, по счастливой случайности (или в результате эволюционного отбора) сложились достаточно стабильные представления о комплексах функций, которые традиционно поручаются подразделению или работнику определенного профиля. Все прекрасно понимают, чем занимаются бухгалтер, юрист, главный механик, производственно-технический или конструкторско-технологический отделы. Отраслевая специфика начинает серьезно сказываться, когда речь заходит о функциональной нагрузке рабочих или служащих и специалистов низшего звена. Но уже функции работников логистических подразделений в меньшей степени зависят от отраслевой принадлежности предприятия, а функции финансово-экономических, юридических, кадровых служб практически не зависят от нее.
Это обстоятельство и позволяет говорить об «образцах» для ПП и ДИ работников высшего звена управления или работников вспомогательных и поддерживающих подразделений.
Немного истории
Институт ПП и ДИ берет начало в идее разделения труда. Так как помимо управленческой ПП и ДИ выполняют правовую функцию, их развитие обусловлено развитием борьбы работников (и ответной реакцией работодателей) за свои права.
В 1960 – 1980 годах в СССР ПП и ДИ были одними из обязательных документов в системе администрирования труда. Эта обширная система основывалась на четком определении круга функциональных обязанностей по различным профессиям и должностям, перечень которых был унифицирован для всей страны, нормировании труда и определении тарифных ставок и должностных окладов (а также различных поправочных коэффициентов). Поэтому всякое изменение в номенклатуре профессий и должностей, в их функциональных обязанностях приводило к изменению значительного массива нормативных данных в масштабах страны.
В начале 1990-х годов ПП и ДИ оставались обязательными только в системе государственных органов и организаций. Руководители частных компаний считали разработку ПП и ДИ нецелесообразным занятием, поскольку условия ведения бизнеса менялись (и продолжают меняться и поныне) с гораздо большей быстротой, чем требуется для «вынашивания», разработки и внедрения осмысленных и действительно рабочих документов.
В 2000-х годах с укрупнением частного бизнеса, ростом участия государства в упорядочении трудовых отношений, развитием судебной практики в области трудовых споров потребность в ПП и ДИ стала возрастать. Однако в связи с изменением организационно-технических условий труда, появлением совершенно новых профессий и должностей прямое перенесение из советского прошлого функций, норм, уровней оплаты оказалось невозможным. Повторение подвига советских трудовиков в настоящее время не представляется возможным, да и не целесообразно, поскольку частный бизнес должен сам для себя определить наиболее эффективные «правила игры», в том числе и оптимальную «компоновку» должностей. Поэтому в последнее время общегосударственные правила разработки ПП и ДИ были обновлены и вновь утверждены для довольно ограниченного круга должностей государственных служащих . Уже упоминавшийся Квалификационный справочник , обновляемый достаточно регулярно (последняя редакция на момент написания статьи датируется 14.03.2011), следует считать в большей степени наследием советской эпохи.
Попытка переноса на отечественную почву зарубежной практики разработки ПП и ДИ наталкивается на различия в правовых последствиях тех или иных формулировок.
В настоящее время сложились более или менее устоявшиеся представления о форме и содержании ПП и ДИ, которые, пользуясь терминологией Гражданского кодекса РФ, можно отнести к «обычаям делового оборота». Ожидать в ближайшем будущем определения требований к ПП и ДИ на уровне федерального законодательства, скорее всего, не стоит.
Немного географии
Зарубежный аналог наших ДИ – job description (далее – JD) – представляет собой менее формализованный, но более емкий документ (, ).
Формат JD соответствует формату ДИ:
- Job Title – наименование должности;
- Job Location – место должности в организационной и территориальной структуре организации;
- Reporting To – подчинение, подотчетность;
- Job Summary – основные задачи должности (не более двух предложений);
- Job Duties and Responsibilities – обязанности и области ответственности должности (от 8 до 16);
- Education and qualification – требования к уровню знаний и наличию соответствующих документов;
- Skills and specifications – требования к навыкам.
Во-первых, составителям JD рекомендуется указывать не более 8 (для работников низшего звена) – 16 (для работников высшего звена) должностных обязанностей. Если в JD оказывается 25 и более функций, то такой документ «переквалифицируется» в рабочую инструкцию. Отечественные же образцы могут содержать и 30, и 40 функций – и это для работников высшего звена! При внимательном рассмотрении оказывается, что большинство этих функций – контрольные. Это значит, что функции (вместе с правами и ответственностью) фактически не делегируются подчиненным. Либо свидетельствует о том, что автор ДИ оказался не в состоянии отделить главные функции от второстепенных или склонен предпочесть процесс результату (вот ведь как может исказиться идея процессного управления!).
Во-вторых, при описании функций JD уделяет больше внимание результатам (или, точнее, требованиям к результатам) деятельности работника, чем способам, которыми эти результаты достигаются. Обратим внимание на то, что это – еще одно проявление настоящего делегирования: подчиненный свободен в части выбора средств, но обязан обеспечить требуемый руководителем результат. Интересно отметить, что составителям не рекомендуется формулировать в JD цели деятельности работника (ни в количественном, ни даже в качественном выражении), поскольку считается, что если работник стандартно выполняет свои обязанности, то цели организации достигаются при этом автоматически.
В-третьих, в JD уделяется больше внимания требованиям к уровню знаний и навыкам работника, чем описанию его деятельности. Что не удивительно, поскольку платят работнику за результаты и за способности, а не за его деятельность как таковую.
В-четвертых, JD оказываются «легче», чем отечественные ДИ, поскольку широко используют ссылки на другие локальные нормативные акты организации (методики, регламенты, рабочие инструкции и т.п.). Использование таких нормативных гипертекстов облегчается тем, что они представлены в электронном виде, и по ссылке всегда можно найти нужное положение того или иного документа. У нас в большинстве случаев дело осложняется тем, что локальных нормативных актов разного уровня в организации просто нет или технически невозможно обеспечить компьютерный доступ к их массиву с учетом взаимных ссылок.
Всё это вместе еще раз показывает, насколько тщательно зарубежные менеджеры отслеживают баланс между сложностью (и, следовательно, стоимостью) работ и квалификаций (знаниями и умениями) выполняющего их работника.
Взять на вооружение из зарубежной практики необходимо следующее:
- настоящее, а не мнимое делегирование функций;
- повышенное внимание к знаниям и навыкам работника, занимающего данную должность;
- конкретность и краткость формулировок как требований к результатам деятельности, так и областей ответственности работника.
Немного юриспруденции
При всей обиходной простоте понятий «функция», «обязанность», «право», «полномочие», «ответственность» юридическое сообщество до сих пор обсуждает тонкости их содержания.
Например, некоторые проводят различие между правами и полномочиями, полагая, что права предоставляются сотруднику на доступ к ресурсам компании (чему-либо, кому-либо), а полномочия это особый вид прав, связанный с распорядительными функциями и принятием решений .
Одни , предлагают вкладывать в понятие «ответственность» не обязательное применение определенных санкций к виновному нарушителю установленных норм (что обычно отражается в формулировках типа: «несет ответственность за невыполнение указаний непосредственного руководителя»), но «такой аспект социальных связей и отношений людей, которые характеризуют процесс осуществления предоставленных прав, исполнение возложенных обязанностей, основанный на выборе поведения и его оценке с учетом интересов общества» (что может быть выражено словами: «несет ответственность за полное и своевременное выполнение указаний непосредственно руководителя»). Как видим, разные точки зрения приводят к различным словесным описаниям одного, по сути, явления. Другие же выступают против отождествления юридической ответственности с нравственным или правовым долгом , .
Жизнь разработчика ПП и ДИ затрудняет также непроясненность на законодательном уровне ряда широко используемых терминов. К таковым, например, относятся термины «поручение» и «указание» – даже применительно к Президенту Российской Федерации .
Поэтому на практике зачастую наблюдается путаница, выражающаяся в том, что обязанности записываются в права, среди функций можно встретить формулировку «отвечает за …» и т.п. Понимая, что всё это суть проявления неоднозначности трактовки базовых понятий, для практической работы над ПП и ДИ следует выбрать (и, желательно, изложить в соответствующем документе) один вариант.
Немного налогообложения
ДИ может являться основанием для уменьшения доходов организации на сумму некоторых расходов, производимых организацией в связи с обеспечением деятельности работника при выполнении им трудовых функций, указанных в его ДИ . К таким расходам могут быть, например, отнесены: транспортные расходы работника, услуги сотовой связи, оплата обучения.
Разработчик ДИ должен учесть налоговые аспекты при подготовке документа и согласовать их с бухгалтером.
Немного управления качеством
ПП и ДИ являются важными элементами комплекса документов, описывающих систему управления качеством в стиле ISO 9000. Хотя, как всегда, стандарт не определяет необходимость, форму и содержание таких документов.
Если в документации системы управления качеством предусмотрены ПП и ДИ, то на них будут распространяться правила управления документацией (в части формы, содержания, а также порядка разработки, введения в действие, внесения изменений и дополнений, отмены), принятые в организации для документов системы управления качеством.
Для кого разрабатываются ПП и ДИ
Действующим законодательством РФ предусмотрена обязательность составления ПП и ДИ лишь для работников определенного профиля (муниципальные служащие, отдельные категории государственных служащих, служащих таможенных органов, некоторых категорий персонала учебных заведений, частных охранников) . Для прочих категорий работников детальное описание их трудовой функции, права и обязанности в рамках трудовых отношений могут быть включены непосредственно в трудовой договор. Составление должностной инструкции в этом случае не требуется. Итак, организация сама определяет целесообразность разработки ПП и ДИ.
Организацией может быть принято решение об использовании ПП и ДИ для всех или для части должностей. В последнем случае должностные обязанности, права и ответственность работника должны определяться трудовым договором. Насколько широк должен быть круг подразделений и должностей, деятельность которых регламентируется ПП и ДИ, и насколько подробными должны быть эти документы – предмет отдельного обсуждения. Необходимо иметь в виду, что как отсутствие, так и чрезмерность локальных нормативных актов влечет излишние затраты на управление организацией.
ДИ разрабатываются для работников, относящихся к категориям руководителей, специалистов и служащих в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием организации.
Для рабочих разрабатывается аналогичный документ, который, однако, не называется должностной инструкций, но и устоявшегося наименования тоже не имеет. Названия «рабочая инструкция», «производственная инструкция» использовать нежелательно, поскольку они уже заняты для документов, описывающих порядок и/или конкретные приемы работы на одном или нескольких рабочих местах, например: «Рабочая инструкция по контролю и утверждению, организации рассылки, архивированию, порядку внесения изменений» или «Производственная инструкция по эксплуатации заземляющих устройств электроустановок». Название «квалификационная характеристика» тем более не подойдет, поскольку используется и однозначно трактуется в .
Тем не менее, в Письме Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3 рекомендуется:
«…для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, следует составлять и утверждать должностные инструкции, а для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции. Полагаем, что в справочно-правовых системах можно использовать различные наименования инструкций применительно к категориям работников».
Статьей 57 Трудового кодекса РФ установлено:
«Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации».
Согласно 143 статье Трудового кодекса РФ,
«Тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих».
Таким образом, при установлении наименований должностей и составлении отвечающих им ДИ следует свериться с законодательством, в том числе, со справочниками и классификаторами , , , а также с выпусками Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики. Например , постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года №298/П-22 утвержден список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день. Следовательно, работодатель обязан в трудовых договорах всех работников (и соответственно в должностных инструкциях), которые выполняют соответствующие трудовые функции, наименования профессий и должностей определять в соответствии с квалификационными справочниками.
Нередко возникает вопрос о необходимости ДИ для генерального директора, а также членов органов управления акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью. Поскольку порядок назначения, подчинение, функции, права и ответственность указанных лиц определяется соответствующими федеральными законами, Уставом организации и трудовыми договорами, нет прямой необходимости разрабатывать для этих лиц ДИ.
Для исполнительных/управляющих директоров организаций, в которых полномочия единоличного исполнительного органа переданы управляющей компании, а также работников, находящихся в прямом подчинении совета директоров или общего собрания акционеров (участников), ДИ должны быть разработаны. Эти ДИ должны учитывать особенности трудовых отношений с руководителями организаций .
Для всех работников следует разграничить области трудовых отношений, регулируемые ПП и ДИ и трудовым договором. Так, например, положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не является предметом ДИ, поскольку не относится к трудовой функции работника .
Структура ПП и ДИ
Действующее законодательство РФ не определяет требований к структуре ПП и ДИ. Таким образом, организация вправе самостоятельно определить такие требования. Поэтому на практике ПП и ДИ весьма разнообразны по своей структуре.
Можно, однако, выделить минимальное «ядро» каждого документа:
Положение о структурном подразделении
- Общие положения
- Основные задачи
- Функции
- Структура
- Взаимодействие
Должностная инструкция
- Общие положения
- Должностные обязанности
- Права
- Взаимодействие
- Ответственность
В ряде случаев в ПП включают разделы «Права» и «Ответственность», описывая в них права и ответственность руководителя подразделения. Иногда же формулируются некие «общие» права и ответственность подразделения.
На наш взгляд, первое нецелесообразно, поскольку права и ответственность руководителя подразделения уместно изложить в его ДИ. Второе же представляется некорректным, поскольку реализация права определяется волей субъекта и если речь идет о подразделении в целом, то должен быть определен механизм формирования и выражения этой коллективной воли, а если речь идет о совокупности отдельных работников подразделения, то, как правило, далеко не все из них на деле обладают одинаковыми правами; кроме того, работник, как правило, несет персональную ответственность, а потому состав его должностных обязанностей и прав так же должен быть определен персонально.
Форма ПП и ДИ
Формы ПП и ДИ рекомендуется разрабатывать в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) .
Обязательными реквизитами ПП и ДИ являются: наименование организации, наименование вида документа об утверждении, его дата и номер, место составления, гриф утверждения. Они помещаются в начале текста документа.
Подписи лиц, согласующих проекты ПП и ДИ, помещаются либо в конце текста документа, либо на отдельном листе согласования, реквизиты которого должны однозначно определять, какой документ был согласован.
В конце текста ПП или ДИ или на отдельном листе ознакомления работники проставляют свои подписи об ознакомлении с документом и получении его копии на руки.
В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ПП. Для определенности будем считать, что данный документ разрабатывается для акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Примерная форма ПП приведена в приложении 1 к статье.
Раздел 1. «Общие положения»
1.1. Дается полное и сокращенное наименование структурного подразделения (далее – Подразделения).
1.2. Указывается, какому работнику Общества непосредственно подчиняется Подразделение.
В этом пункте раскрывается принцип единоначалия применительно к рассматриваемому Подразделению.
Подразделение может:
- являться самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняться непосредственно генеральному директору Общества (например: служба безопасности, юридический отдел, секретариат);
- подчиняться непосредственно какому-либо работнику Общества (например: производственно-технический отдел непосредственно подчиняется директору по производству или отдел материально-технического обеспечения непосредственно подчиняется директору по логистике);
- входить в состав какого-либо структурного подразделения и подчиняться непосредственно руководителю этого подразделения (например: отдел расчетов с персоналом входит в состав бухгалтерии и подчиняется непосредственно главному бухгалтеру).
Подразделение, выполняющее функции внутреннего аудита или иные аналогичные контрольные функции, может быть непосредственно подчинено Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров.
1.3. Описывается порядок создания и расформирования Подразделения.
Здесь можно ограничиться такой формулировкой: «Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации».
Для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».
1.4. Указывается полное наименование должности руководителя Подразделения. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Подразделения (при их наличии) .
Руководитель Подразделения – это работник Подразделения, руководящий его текущей деятельностью. Компетенция Руководителя Подразделения определяется его ДИ.
Методический руководитель Подразделения – работник Общества или сторонней организации (например, управляющей компании), не являющийся непосредственным или вышестоящим прямым начальником структурного подразделения или работника Общества, но в установленном в Обществе порядке дающий структурному подразделению или работнику Общества обязательные для исполнения указания, разъяснения, иные документы (в том числе, типовые документы), касающиеся методов и способов осуществления деятельности структурным подразделением или работником.
Вышестоящий прямой руководитель не указывается как методический, поскольку его указания, как по текущей деятельности, так и методического характера, транслируются работникам Подразделения по «вертикали управления» через Руководителя подразделения.
Методическое руководство возможно при матричной организационной структуре. Возможно (в редких случаях) наличие нескольких методических руководителей. Другой распространенной ситуацией является методическое руководство из корпоративного центра (управляющей компании). Например, главный бухгалтер организации непосредственно подчиняется управляющему директору, а методическое руководство его деятельностью осуществляет руководитель департамента методологии бухгалтерского и налогового учета управляющей компании.
Оперативный руководитель Подразделения – работник Общества, координирующий в оперативном порядке деятельность Подразделения и некоторых других подразделений и/или работников, дающий Подразделению обязательные для исполнения указания, касающиеся оперативной деятельности Подразделения. Например, под оперативным руководством начальника удаленного участка может находиться расположенное на территории этого участка подразделение транспортного обеспечения, подчиненное непосредственно директору по логистике. Начальник участка дает задания подразделению, определяет расстановку транспортных средств и т.п., однако не вправе давать указания, касающиеся методов работы, давать предложения по кадровому составу подразделения без согласования с директором по логистике и т.п.
При наличии методического или оперативного руководства необходим локальный нормативный акт, в котором определялись бы правила поведения работника в случае, когда указания непосредственного руководителя противоречат указаниям методического или оперативного руководителя. Если непосредственный, методический и оперативный руководители работника не согласовали свои указания, то решение должен принимать работник, в прямом подчинении которого находятся все эти руководители (как правило, генеральный директор).
1.5. Указывается порядок замещения должности руководителя Подразделения в случае его отсутствия.
Указывается:
конкретная должность работника, замещающего руководителя Подразделения (например: заместитель, один из руководителей подчиненных подразделений), или
назначение работника, замещающего руководителя Подразделением, приказом (распоряжением) генерального директора Общества.
1.6. Перечисляются нормативные акты, которыми работники Подразделения руководствуются в своей деятельности.
Обычно даются указания на:
- действующее законодательство Российской Федерации;
- траслевые нормативно-методические документы по профилю деятельности Подразделения (по возможности, указываются конкретные документы);
- Устав Общества (для подразделений, которые обязаны руководствоваться Уставом (например: юридический отдел, служба внутреннего аудита);
- Решения Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) (для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров);
- положение о Подразделении;
- коллективный договор;
- приказы и распоряжения генерального директора Общества;
- указания непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии);
- правила внутреннего трудового распорядка Общества;
- иные локальные нормативные акты Общества.
В зависимости от характера деятельности Подразделения указываются:
нормативные акты по охране труда и промышленной безопасности, правила и нормы охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности.
Приведенный перечень нормативных актов может быть расширен.
1.7. Определяется режим работы Подразделения.
Можно ограничиться формулировкой: «Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе» при наличии таких правил.
1.8. Определяется порядок утверждения и введения в действие ПП, изменений и дополнений к нему.
Как правило, «Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)». Более подробно жизненный цикл ПП (в том числе от инициирования изменений до их введения в действие) целесообразно описать в отдельном локальном нормативном акте.
Раздел 2. «Основные задачи»
В разделе «Основные задачи» указываются основные задачи Подразделения.
Формулировка задачи должна кратко описывать результат, на достижение которого направлена деятельность Подразделения и требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.
Например:
- Оказание услуг по ремонту скважин в соответствии с требованиями заказчиков.
- Обеспечение работоспособности оборудования Общества.
- Планирование и контроль экономической эффективности деятельности Общества.
- Обеспечение соблюдения законности деятельности Общества, правовая защита его законных интересов.
- Поддержка работников Общества в части использования средств связи, аппаратного и программного обеспечения Общества.
- Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета, подготовка бухгалтерской и налоговой отчетности в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации.
- Контроль выполнения в Обществе требований действующего законодательства Российской Федерации, внутренних нормативных документов и требований заказчиков в области охраны труда, промышленной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения.
- Полное и своевременное удовлетворение потребности структурных подразделений Общества в товарно-материальных ценностях.
- Оптимизация затрат Общества на закупку, содержание запасов и другие логистические процессы Общества.
Задачи структурных подразделений должны быть согласованы между собой и в совокупности подчинены основным целям Общества, как они определены в Уставе Общества или иных внутренних документах.
Задачи Подразделения должны быть сформулированы так, чтобы приведенные в разделе «Функции» функции Подразделения логически вытекали из поставленных задач. Для этого рекомендуется использовать одни и те же словосочетания.
Задачи и функции Подразделения должны соответствовать действующему законодательству РФ. В частности, недопустимо включать в их состав задачи и функции, выполнение которых требует обязательного лицензирования, при отсутствии соответствующих лицензий у организации.
Раздел 3. «Функции»
В разделе «Функции» перечисляются функции, выполняемые Подразделением и направленные на решение поставленных перед ним задач, перечисленных в разделе «Основные задачи».
Описание функции должно кратко излагать деятельность работника Подразделения или Подразделения в целом, приводящую к определенному результату, требования к которому определены либо извне Общества (действующим законодательством, органами контроля и надзора, заказчиками и т.п.), либо другими структурными подразделениями Общества.
Описание функции Подразделения начинается глаголом: «разрабатывает …», «проводит …», «организует …», «участвует в …», «ведет мониторинг …», «контролирует …» и т.п. При этом:
- «Организует …» – означает: привлекает и координирует действия структурных подразделений и/или работников Общества для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.).
- «Участвует в …» – означает: выполняет определенную часть действий (работ, мероприятий, проектов и др.) по заданию непосредственного руководителя или уполномоченного организатора совместно с другими структурными подразделениями и/или работниками Общества.
- «Обеспечивает …» – означает: поставляет (предоставляет) определенные ресурсы для выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) или выполняет какие-либо действия для получения каких-либо результатов.
- «Учитывает …» – означает: в установленном порядке собирает и обобщает информацию о результатах или ходе выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.), выполняемых внутри Общества; проверяет ее достоверность, непротиворечивость и актуальность.
- «Ведет мониторинг …» – означает: собирает и обрабатывает информацию о состоянии или действиях внешних по отношению к Обществу объектов или субъектов.
- «Контролирует …» – означает: сопоставляет фактически полученные (или промежуточные) результаты выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.) внутри Общества с запланированными и/или определенными соответствующим нормативным актом, задачами, критериями и т.п. (в формулировке указывается, какими конкретно) и выполняет (или инициирует) действия, направленные на минимизацию выявленных отклонений.
Например:
- Ведет мониторинг рынка транспортных услуг в регионах производственной деятельности Общества.
- Разрабатывает стратегические планы развития Общества в области оказания транспортных услуг.
- Оказывает методическую помощь работникам Общества по подготовке производственных и инвестиционных планов.
- Организует согласование документов работниками Общества в соответствии с локальными нормативными актами, регламентирующими документооборот Общества, а также в соответствии с поручениями генерального директора.
- Участвует в разработке проектов локальных нормативных актов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Подразделения.
- Учитывает поступающие денежные средства, товарно-материальные ценности и основные средства.
- Контролирует исполнение производственной программы в соответствии с требованиями заказчиков.
- Анализирует финансовые результаты деятельности Общества и участвует в разработке мероприятия по повышению рентабельности, снижению себестоимости, повышению экономической эффективности Общества.
В описании функции не допускается использовать неопределенные качественные прилагательные, например: «обеспечивает правильную эксплуатацию», «оказывает качественные услуги». В таких случаях рекомендуется указывать требования (и/или нормативный документ – источник требований), которым должен отвечать результат выполнения функции, например: «обеспечивает эксплуатацию в соответствии с руководством по эксплуатации предприятия-изготовителя», «оказывает услуги в соответствии с требованиями заказчика». В случае, когда источник правил или требований понятен из контекста, допускается использовать формулировки: «в установленном порядке», «надлежащего качества».
Описание функций в ПП и ДИ должно быть исчерпывающим, то есть должны быть описаны все действия, которые могут потребоваться от Подразделения или его работника. Поэтому следует каким-либо образом систематизировать описываемые функции. Например, можно перечислять функции в следующем порядке:
- функции в области разработки нормативных документов для других структурных подразделений;
- функции в области методического руководства;
- функции в области мониторинга и прогнозирования;
- функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов;
- функции в области оперативного руководства;
- прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно;
- прочие функции, выполняемые Подразделение совместно с другими структурными подразделениями Общества;
- функции в области курирования договоров (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества);
- функции в области учета и отчетности;
- функции в области контроля деятельности других работников или структурных подразделений Общества;
- функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества.
Возможно перечисление функций в порядке, отражающем логику, и/или хронологическую последовательность работы подразделения, жизненный цикл основных объектов управления Подразделения. Так или иначе, но способ перечисления функций должен быть удобен как для составителя (для проверки полноты), так и для читателя документа.
За основу формулировок функций могут быть приняты формулировки, приведенные в .
Вместе с тем перечень функций не должен страдать избыточностью и излишней детализацией. Условия и порядок выполнения отдельных функций следует изложить в других локальных нормативных актах – регламентах, методических и рабочих инструкциях, тем более что в ряде случаев конкретные действия исполнителя в значительной степени зависят от контекста.
Раздел 4. «Структура»
В разделе «Структура» указывается, из каких структурных подразделений состоит Подразделение, перечисляются работники Общества, находящиеся в непосредственном подчинении руководителя Подразделения; либо указывается, что «Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества». Первое удобнее тем, что из ПП можно понять, каковы ресурсы Подразделения. Второе удобнее тем, что позволяет не переутверждать ПП при изменении организационной структуры и/или штатного расписания.
Раздел 5. «Взаимодействие»
В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен Подразделения с другими структурными подразделениями Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями.
Если информационный обмен не определен иными локальными нормативными актами Общества, то перечисляются структурные подразделения и внешние по отношению к Обществу лица, органы и организации с указанием, по каким направлениям или в рамках каких мероприятий происходит взаимодействие, какая конкретно информация получается или передается.
Например:
«Отдел кадров взаимодействует с:
- Контролирующими организациями по мероприятиям, относящимся к организации и охране труда;
- Пенсионным фондом РФ и статистическими органами РФ по подготовке и предоставлению установленной отчетности;
- профсоюзами по контролю соблюдения трудового законодательства и иных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, организации, нормирования и оплаты труда;
- контрагентами – исполнителями работ и услуг, относящихся к кадровому обеспечению».
Возможно описание взаимодействий в табличной форме.
Однако подробное описание взаимодействий утяжеляет ПП и лишает его гибкости при изменении состава и/или даже заголовков документов, передаваемых в ходе обмена информацией.
Если информационный обмен определен иными локальными нормативными актами Общества (например, регламентом документооборота), то используется краткая формулировка:
«Подразделение взаимодействует:
5.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.
5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ.»
В последнем случае подразумевается, что работник выполняет свои представительские функции на основании доверенности, выданной ему в установленном порядке, либо на иных законных основаниях.
В этом разделе мы в подробностях рассмотрим содержание ДИ для руководителей, специалистов и служащих. Для определенности продолжаем считать, что данный документ разрабатывается для акционерного общества или общества с ограниченной ответственностью (в примерах формулировок организация будет именоваться «Обществом»). Примерная форма ДИ приведена в приложении 2 к статье.
Раздел 1. «Общие положения»
1.1. Дается полное и сокращенное наименование должности работника Общества (далее – Работника).
1.3. Указывается полное наименование должности непосредственного руководителя Работника. Указываются полные наименования должностей оперативного, методических или иных руководителей Работника (при их наличии).
См. комментарий к п. 1.4 ПП.
Иногда в этой части ДИ перечисляются работники и структурные подразделения, которые находятся в непосредственном подчинении, под оперативным или методическим руководством данного работника. Эта информация представляется излишней, поскольку содержится в подлежащих утверждению организационной структуре и штатном расписании организации.
1.4. Описывается порядок приема на работу и увольнения Работника.
Как правило, «Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению … (указывается, если необходимо) по согласованию с … (указывается, если необходимо).»
1.5. Указывается порядок замещения Работника в случае его отсутствия:
См. комментарий к п. 1.5 ПП.
1.6. Указываются требования к образованию, квалификации или наличию специальных знаний, разрешений, допусков, сертификатов, а также к стажу работы Работника.
За основу могут быть приняты требования, приведенные в . Требования не должны носить дискриминационный характер (ст. 3 Трудового кодекса РФ).
1.7. Перечисляются нормативные акты, которыми Работник руководствуется в своей деятельности.
См. комментарий к п. 1.6 ПП.
1.8. Перечисляются знания, которыми должен обладать Работник.
Обычно даются указания на знание:
- действующего законодательство РФ и отраслевых нормативных документов по профилю деятельности работника;
- локальных нормативных актов Общества по профилю деятельности работника;
- структуры Общества, задач и функций его структурных подразделений;
- правил и норм охраны труда.
В зависимости от характера деятельности работника указываются знания:
- стратегии развития Общества (для высших руководителей Общества или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации) – если стратегия Общества документирована и надлежащим образом утверждена;
- основ эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи – если работа предполагает использование таких средств;
- и т.п.
Приведенный перечень знаний может быть расширен. За основу могут быть приняты требования к знаниям работника, приведенные в .
Отметим, что указываемые в данном разделе ДИ знания, должны быть документированы и надлежащим образом утверждены. Наличие у кандидата требуемых знаний при приеме на работу подтверждается предъявлением соответствующих аттестатов, сертификатов, удостоверений и т.п. Знания работника могут быть проверены как уполномоченными сторонними организациями (например, центрами повышения квалификации), так и путем внутренних проверок, тестирований (порядок проведения таких проверок должен быть установлен локальными нормативными актами организации).
1.9. Определяется режим работы Работника. Может быть дана ссылка на Правила внутреннего трудового распорядка. Особенности режима работы, в том числе, необходимость командировок, могут быть указаны в этом пункте.
1.10. Определяется порядок утверждения и введения в действие ДИ, изменений и дополнений к ней.
Как правило, «Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества», но для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров, необходимо указать: «по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров)».
Раздел 2. «Должностные обязанности»
Целесообразно выделить в этом разделе два подраздела, в первый из которых включаются специфические обязанности (функции), которые выполняет работник, занимающий данную должность, а во второй – обязанности, общие для всех (или для определенных групп) работников.
Для руководителей структурных подразделений в состав функций дополнительно включаются следующие:
Руководит работниками Общества и структурными подразделениями Общества, находящимися в его непосредственном подчинении.
«Руководит …» – означает: определяет задания участникам выполнения каких-либо действий (работ, мероприятий, проектов и др.); координирует их деятельность; контролирует достижение требуемого и промежуточных результатов; вносит на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению, наложению дисциплинарных взысканий на подчиненных работников. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.
Для работников, осуществляющих методическое руководство другими работниками, в ДИ следует указать, в чем конкретно состоит методическое руководство. Например:
Организует разработку комплекта форматов документов для целей планирования и отчетности по текущей, финансовой и инвестиционной деятельности бизнес-единиц Общества. Оказывает методическую помощь руководителям структурных подразделений Общества, руководителям рабочих групп в выполнении расчетов, экспертном анализе расчетов экономической эффективности предлагаемых ими проектов и решений.
Аналогично должно быть детализировано содержание оперативного руководства, иных видов руководства.
Целесообразно включить в состав функций работника его участие в определенных комиссиях, комитетах, советах, экспертных и рабочих группах и т.п., особенно, если в Обществе не предусмотрено отдельное вознаграждение работника за участие в работе указанных органов.
Функции, приводимые в ДИ работника подразделения, должны соответствовать функциям этого подразделения, закрепленным в ПП. Это значит, что работник выполняет либо всю функцию, указанную в ПП, целиком, либо ее часть, либо выполняет внутреннюю для подразделения функцию (она может быть не указана в ПП), необходимую для выполнения функций подразделения.
Для удобства разработчик может составить «матрицу ответственности» подразделения – таблицу, в которой перечислены функции подразделения (по строкам) и должности работников подразделения (по столбцам), а на пересечении строки и столбца указывается роль данного работника в исполнении данной функции: инициирует, организует, участвует, обеспечивает, выполняет самостоятельно, контролирует и т.п. (см. комментарий к разделу 3 ПП). При необходимости в описании функции следует указать, с какой регулярностью выполняется эта функция: с заданной периодичностью, по указанию руководителя или при наступлении иных определенных событий.
Важно отметить, что ДИ должна «работать» не только в обычной ситуации, но и в ситуации нештатной. Рекомендуется , чтобы в ДИ работнику было дано право принять решение по ситуации самому либо на него возложена обязанность безотлагательно доложить непосредственному руководителю о нештатной ситуации. Количество функций, приводимых в ДИ, не должно быть слишком большим. Оптимальное количество меняется от 10 для должностей нижнего уровня до 20 для должностей верхнего уровня. В противном случае документ перестает восприниматься и, следовательно, делается нерабочим. Для того, чтобы выполнить эту рекомендацию, разработчику рекомендуется:
- объединить некоторые функции (в разумной степени);
- указать требования к результату, а не к процессам, ведущим к нему (формулируется как: «обеспечить такое-то состояние объекта управления»);
- пересмотреть «вертикальное» распределение функций между руководителем и подчиненными, старшими и младшими, в разумной степени делегировав определенные функции (вместе с правами и ответственностью) «сверху вниз»;
- пересмотреть «горизонтальное» распределение функций между смежниками в рамках единого процесса (рациональное разграничение функций характеризуется тем, что работник отвечает за выполнение логически завершенного процесса, получение продукта (или полуфабриката) с определенными и допускающими независимую проверку качествами; в таком случае в ДИ от описания действий можно перейти к описанию требований к результатам);
- изложить подробные описания в иных локальных нормативных актах (регламентах, методических и рабочих инструкциях).
Важно иметь в виду, что состав функций должен соответствовать базовой заработной плате работника. Базовая заработная плата работников с идентичными ДИ должна быть одинакова (ср. со ст. 22 Трудового кодекса РФ).
Подраздел 2.2
Во вторую часть раздела целесообразно включить общие для всех (или для определенных групп) работников обязанности. Часть таких обязанностей уже сформулирована в ст. 21. Трудового кодекса РФ, а потому повторять ее в ДИ нет необходимости. Целесообразно указать следующие обязанности:
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей (при их наличии).Если работник при исполнении своих должностных обязанностей должен соблюдать требования, установленные нормативными актами третьих лиц (например, заказчиков), то в этом подразделе следует указать эти требования. Например:
2.2.5. Соблюдать требования корпоративных стандартов заказчиков Общества по ОТ, ПБ, ООС и БДД при пользовании транспортными средствами для выполнения заключенных с заказчиками договоров.
Стоит напомнить, что в таком случае работодатель должен ознакомить работника с такими нормативными актами.
В некоторых организациях формат ДИ предполагает указание параметров, по которым измеряется эффективность выполнения работником той или иной функции, или установление конкретных целевых значений для таких параметров, или нормы/нормативы выполнения функций. Например, можно встретить распределение рабочего времени (в процентах) между функциями, выполняемыми работником. По нашему мнению, такое указание некорректно, поскольку:
- могут существовать функции, выполняемые нерегулярно, для которых будет затруднительно оценить норму, или функции, исполняемые в чрезвычайных случаях, – закладывая на них ненулевой процент времени, мы соглашаемся с тем, что чрезвычайные ситуации будут иметь место;
- неясно, как учитывать фактическое распределение времени (а делать это придется, поскольку указаны плановые показатели);
- неясны правовые последствия отклонений фактических показателей (случайных или систематических) от установленных показателей.
Вправе ли, например, работник требовать каких-либо компенсаций при превышении на 1% времени, затраченного на выполнение некоторой функции? Ведь работодатель, утверждая ДИ в такой форме, по сути, обязывается соблюдать установленные нормы. Или наоборот, к работнику следует применить взыскание, поскольку он превысил норму выполнения одной функции в ущерб другой? Отклонение в 1% за рабочий день простительно, а за неделю или за месяц?...
Указание любых фиксированных значений параметров лишает, кроме того, ДИ гибкости, поскольку принуждает переутверждать их при изменении установленных норм.
Раздел 3. «Права»
В разделе «Права» перечисляются права работника, то есть нормативно закрепленные возможности работника действовать определенным образом или требовать определенных действий от других работников Общества. Работник наделяется правами для выполнения своих должностных обязанностей. Работодатель обеспечивает реализацию работником его прав (ст. 22 Трудового кодекса РФ). О
сновные права работника сформулированы в ст. 21 Трудового кодекса РФ, поэтому повторять их в ДИ нет необходимости. Специфические права работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Права на информационное взаимодействие, связанные с выполнением должностных обязанностей, имеются у каждого работника:
В некоторых вариантах образцов ДИ (например, в ) в составе прав на информационное взаимодействие присутствует такая формулировка: "Знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающихся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения (для руководителей подразделений)". Однако принимая такую формулировку, мы попадаем в ту же коллизию, что и с «совещаниями». «Проект решения» – весьма неопределенный объект: он может существовать в устной форме, в форме многочисленных вариантов, проходящих разные инстанции. Далеко не с каждым таким вариантом физически возможно, да и вряд ли целесообразно знакомить работника по его обращению. Поэтому возможно использовать два механизма:
- работник знакомится с принятым решением в обязательном порядке (ст. ст. 22, 68 Трудового кодекса РФ), подписывая лист ознакомления к приказу, распоряжению или иному распорядительному документу, и в случае несогласия с ним имеет право обжаловать его, используя право на защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами (ст. 21 Трудового кодекса РФ);
- учет мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов (процедура установлена ст. ст. 372, 373 Трудового кодекса РФ; см. также п.п. 23, 24 ).
В зависимости от выполняемых функций работник может наделяться следующими правами - Представлять в установленном порядке Общество в других организациях в рамках своей компетенции.
Обычно объем прав, связанный с таким представлением, определяется доверенностью, выдаваемой работнику. Основные права связаны с принятием решений, распоряжением производственными ресурсами:
- Инициировать какие-либо действия (работы, мероприятия, проекты и др.).
- Утверждать и согласовывать документы в пределах своей компетенции (необходимо указать конкретные виды документов).
- Приостанавливать выполнение каких-лидо действий (работ, проектов, мероприятий и др.) в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований (необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.).
- Не допускать к работе работников, оборудование (необходимо конкретизировать, каких именно и при каких обстоятельствах).
- Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами (и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать) в пределах своей компетенции.
Для работников подразделений внутреннего контроля - Проводить проверки определенных работников, подразделений и/или по определенным направлениям деятельности Общества (необходимо указать конкретные виды и основания проверок).
Важным является право «горизонтального взаимодействия» - Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.
Руководители подразделений обычно наделяются правом - Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению дисциплинарных взысканий на работников возглавляемого подразделения.
Следующее «право апелляции» должно гарантировать работнику соблюдение его прав Обществом - Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных ДИ, в случае их ограничения другими работниками Общества.
Перечень прав работника может быть расширен.
Наделяя работников правами, стоит помнить, что работодатель должен обеспечивать их реализацию. Например, предоставляя работнику право «проходить переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации» работодатель должен обеспечить это право соответствующим бюджетом либо предусмотреть иные механизмы реализации этого права. Декларируя право «продвигаться по службе (право на карьерный рост)», также необходимо ввести свободное желание работника в правовое русло, выраженное в формализованной системе внутренних аттестаций, проверок, обучений, конкурсов и т.п.
Некоторыми правами работник может наделяться условно, а именно: то или иное действие может быть выполнено при согласии другого определенного работника (как правило, непосредственного, оперативного или методического руководителя или руководителя того подразделения, к которому обращается работник), либо при наступлении иных определенных событий, либо в определенных пределах. В таких случаях в формулировке права присутствуют слова: «по согласованию с …», «в течении такого-то периода …», «в случае …», «в пределах бюджета …», «в пределах своей компетенции …» и т.п. Наличие согласия (в том числе, соответствия принятого решения установленным условиям или пределам) подтверждается согласующий визой соответствующего работника на документе, отражающем планируемое или выполненное действие.
Зачастую можно встретить досадное смешение должностных обязанностей и прав работника. Простое правило для определения различий между ними состоит в следующем: обязанность должна быть выполнена вне зависимости от воли работника, правом же работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению.
Имеется особенность, касающаяся распорядительных прав работника в отношении других работников, указанная в : при установлении несоответствия качества продукции отгрузка должна быть приостановлена; приостановление отгрузки – право или обязанность начальника отдела контроля качества? Если только право, то начальник может как воспользоваться, так и не воспользоваться им; если только обязанность, то возникает вопрос, на основании какого права начальник приостанавливает отгрузку. В таких случаях в рекомендуется включать распорядительные действия в состав прав, но в разделе «Ответственность» указать, что работник несет ответственность за «неиспользование или неполное использование своих прав» либо (более широкая формулировка) за «причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу».
Возможно, здесь стоит провести различие между правами и полномочиями, полагая, что правом работник может воспользоваться или не воспользоваться по своему усмотрению, а полномочие – такой род обязанности, в рамках выполнения которой работник вправе поступить по своему усмотрению тем или иным образом, но которая должна быть выполнена вне зависимости от воли работника. С этой точки зрения в предыдущем примере «контролировать качество с возможностью приостанавливать отгрузку» можно рассматривать как полномочие начальника отдела контроля качества, не включая при этом в права дополнительно «возможность приостановки отгрузок». Точно так же, если работник уполномочен заключать договоры на снабжение организации с возможностью выбора контрагента, то он в результате обязан заключить необходимый договор, но выбор контрагента будет определяться им самостоятельно; снова отдельное право выбора в разделе «Права» повторять не нужно, а от злоупотреблений должна уберечь уже упомянутая формулировка из раздела «Ответственность».
Раздел 4. «Взаимодействие»
В разделе «Взаимодействие» описывается информационный обмен работника с другими структурными подразделениями и работниками Общества или внешними по отношению к Обществу лицами, органами и организациями. Требования к описанию взаимодействия аналогичны приведенным выше требованиям к описанию взаимодействия структурных подразделений.
Раздел 5. «Ответственность»
В разделе «Ответственность» описывается ответственность работника за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение общих обязательств. Ответственность работника должна уравновешивать его права. В свою очередь, права и ответственность работника должны быть обусловлены его должностными обязанностями. Работник может быть привлечен к дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной или уголовной ответственности. В первых двух случаях сделать это может работодатель; в остальных – компетентные в соответствии с действующим законодательством РФ органы. Иных видов ответственности действующее законодательство РФ не устанавливает, поэтому совершенно некорректно говорить о «финансовой, функциональной, организационно-управленческой» ответственности, как это делается, например, в .
Как правило, ответственность работника является персональной. В некоторых случаях, согласно ст. 245 Трудового кодекса РФ, может быть установлена коллективная (бригадная) материальная ответственность .
Ответственность работника, занимающего определенную должность, может быть установлена не только ДИ, но и другими локальными нормативными актами Общества, например, регламентами, положениями и т.д. Поэтому в ДИ целесообразно указать лишь стандартные положения об ответственности.
5.1.2. Неисполнение правил трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.
5.1.3. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей (при их наличии).
5.1.4. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.
5.1.5. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.
5.1.6. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.
5.1.7. Разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества.
5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения (указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7 ДИ).
Для руководителей или иных должностей целесообразно указать ответственность за участие в бизнесе иных юридических лицах или предприятиях, интересы которых могут войти в противоречие с законными интересами работодателя. Сделать это можно, например, таким способом:
5.1.9. За отсутствие письменной информации:
Завершает раздел «Ответственность» следующее положение:
Ответственность возникает как следствие нарушения определенных норм. Поэтому «работник несет ответственность за неисполнение …, несоответствие,… несоблюдение и т.п.». Писать «несет ответственность за бесперебойную работу…», «… за полное и своевременное исполнение…» или «… за качество и своевременность» (ср. ) нельзя.
Важно, чтобы требования, нарушения которых влекут ответственность работника, были достаточно точно сформулированы в нормативных документах (внешних или внутренних). В противном случае работодателю будет проблематично доказать факт нарушения этих требований. Поэтому когда в ДИ говорится, например, об ответственности за некачественное, несвоевременное исполнение работником тех или иных обязанностей, требования к качеству и своевременности следует указать непосредственно в ДИ либо дать ссылку на иной нормативный документ (правила эксплуатации, государственные или отраслевые стандарты, положения договоров и т.п.).
О языке документов
Читатель наверняка заметил, а профессиональный разработчик локальных нормативных актов знает, что язык, который используется при написании ПП и ДИ, отличается не только от разговорного, но и от литературного русского языка. Основное отличие – бoльшая формальность, которая сродни формальности языков логики, математики, программирования или юриспруденции. Это отличие не следует трактовать как «канцелярит» , поскольку целями написания ПП, ДИ и других локальных нормативных актов является ясное и четкое изложение правил работы организации, а также обеспечение недвусмысленной трактовки этих правил в случае возникновения конфликтов и споров.
1. Формулировки должны быть краткими, четкими и не допускать различных толкований, соответствовать орфографическим нормам русского языка.
На практике при написании документа для достижения краткости и четкости следует установить «лимит» количества предложений или строк на описание, допустим, функций. При этом описания для должностей нижнего уровня должны быть максимально короткими (1 - 2 строчки). В противном случае описания надо или разбивать, или объединять более общей, но краткой формулировкой.
Следует избегать «внушений» работнику путем многократного повторения в ПП или ДИ одного и того же положения – может быть достигнут обратный эффект. Поэтому, сформировав проект документа, следует удалить из него повторяющиеся по смыслу формулировки.
Четкости формулировки способствует ее стилистическая выдержанность. Не следует использовать избыточные словосочетания, которые по смыслу не отличаются от соответствующего глагола. Например, вместо «ведет учет», «принимает участие», «осуществляет контроль», «проводит работу» следует просто писать «учитывает», «участвует», «контролирует», «выполняет».
Так, вместо многословной формулировки: осуществляет контроль работ по выполнению технического обслуживания оборудования. Лучше написать: контролирует техническое обслуживание оборудования .
В формулировках, описывающих процессы, вряд ли будут уместны качественные характеристики этих процессов. Так, в формулировке из ДИ администратора торгового зала - Контролирует бесперебойную работу торгового оборудования. Слово «бесперебойной» явно лишнее: если работа бесперебойна, то зачем ее контролировать? Несоответствие работы подконтрольного оборудования определенным требованиям – повод для привлечения работника к ответственности. Следовательно, «бесперебойность», равно как и другие качества результата подконтрольного процесса, относятся к положениям, описывающим ответственность работника. Таким образом, корректная краткая формулировка описания функции звучит так - Контролирует работу торгового оборудования .
Расширенный вариант этой формулировки выглядит следующим образом: контролирует работу торгового оборудования, проведение всех работ по профилактическому обслуживанию торгового оборудования и в случае выхода его из строя принимает меры к немедленному исправлению оборудования и сохранению продукции.
2. В текстах документов должна использоваться (единая) терминология, либо установленная соответствующими нормативными актами, либо отвечающая устоявшейся практике в той или иной предметной области. Не допускается употребление различных терминов для обозначения одного и того же понятия.
Например, в формулировке обязанности начальника отдела материально-технического снабжения - совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц предприятия; контролирует исполнение договоров поставки МТР. Последнее правило нарушено дважды: «Общество» и «предприятие», равно как «МТР» (материально-технический ресурс) и «ТМЦ» (товарно-материальная ценность), в данном контексте очевидно являются синонимами, поэтому правильнее выбрать в каждом случае один вариант - совместно с директором по обеспечению Общества планирует потребность в ТМЦ в разрезе бизнес-единиц Общества; контролирует исполнение договоров поставки ТМЦ.
Еще одна распространенная ошибка: работник организации называется в одном и том же тексте «работником», «сотрудником», «должностным лицом». В ПП, ДИ и иных локальных нормативных актах по отношению к лицу, находящемуся в трудовых отношениях с организацией, следует употреблять термин «работник», как используемый в Трудовом кодексе РФ.
Выглядит несоответствующей сложившемуся словоупотреблению формулировка - применяет методы материального и морального стимулирования. Поскольку в практике управления персоналом употребляется понятие «материальное и нематериальное стимулирование». Во избежание таких промахов в разработке документов необходимо использовать разного рода словари терминов (например, издания аналогичные ) или привлекать профильных специалистов – хотя бы на стадии редактирования проекта документа. Весьма желательно, чтобы терминология во всех локальных нормативных актах организации была одинаковой. Для обеспечения этого требования в организации должен быть принят (и поддерживаться в установленном порядке) официальный словарь терминов (глоссарий); по крайней мере, группа разработчиков должна создать такой словарь для себя.
3. В текстах документов не допускается использование неопределенных (с неопределенными требованиями, с неопределенным результатом, не ограниченных во времени, пространстве и т.п.) или декларативных формулировок.
Нарушение этого требования (вместе с нарушением орфографических и пунктуационных правил) на практике наиболее многочисленны. Плата же за неопределенность может быть очень высока.
Именно во избежание неопределенности в документах используется перегруженный (с точки зрения нейтрального или разговорного стиля) язык. Формулируя какое-либо положение документа (порядок действий, требование к состоянию чего-либо и т.п.) необходимо проследить, все ли существенные черты объекта или процесса описаны; указано ли непосредственно в формулировке, в ее ближайшем «окружении» или ином контексте, кем, как, в какое время и в каком месте данное действие должно быть произведено или данный объект должен быть представлен.
Например, в формулировке из ДИ диспетчера цеха - сообщать о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре одному из руководителей Общества. Не определены: срок сообщения, адресат сообщения, форма и способ документирования сообщения. Следует изложить ее в такой редакции - немедленно устно сообщать начальнику цеха или работнику Общества, его замещающему, а также (в течение суток) руководителю службы ОТ, ПБ и ООС о происшедшем в цехе несчастном случае, инциденте, аварии, пожаре; фиксировать до конца смены указанный факт в диспетчерском журнале.
Как вариант, приведенную расширенную формулировку можно включить в документ, регламентирующий правила поведения в случае инцидентов, но только в этом случае в ДИ диспетчера может быть допущена исходная формулировка с добавлением: «в установленном порядке».
Формулировка из ДИ директора по эксплуатации транспорта - знать … действующее законодательство Российской федерации. C формальной точки зрения корректна, но практически неосуществима, тем более, что в виду имелись куда менее обширные и, главное, действительно необходимые знания - Знать … действующее законодательство Российской федерации, отраслевые нормативные документы в области транспорта и дорожного хозяйства.
Или даже - Знать … устав автомобильного транспорта, нормативные документы для автомобильного транспорта, правила организации пассажирских перевозок на автомобильном транспорте, правила и требования перевозок крупногабаритных и тяжеловесных, опасных грузов.
Как уже отмечалось, неприемлемой с точки зрения требования определенности является, например, формулировка - анализирует производственную деятельность… Если никак не обозначена цель анализа. Гораздо продуктивнее будет звучать - разрабатывает предложения для генерального директора Общества по повышению качества оказываемых Обществом услуг на основе анализа результатов производственной деятельности.
Аналогично, не стоит злоупотреблять не очень внятными словами и словосочетаниями, как «эффективность», «решение вопросов» и т.п. Например, весьма двусмысленно звучит формулировка - администратор магазина решает вопросы с банком по времени проведения инкассации выручки, по оплате услуг по инкассации.
Уже цитированное нами положение из ДИ управляющего директора - организует производственно-хозяйственную деятельность на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных форм управления и организации труда, научно-обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат, изучения конъюнктуры рынка и передового опыта (отечественного и зарубежного) в целях всемерного повышения технического уровня и качества продукции (услуг). Из-за своей декларативности может вызвать множество вопросов при оценке деятельности и определении вознаграждения управляющего директора: достаточно ли широко была использована новейшая техника, насколько прогрессивны были примененные формы управления, всемерно или фрагментарно повышался технический уровень продукции, стоит ли считать научно-обоснованной утвержденную управляющим директором норму трудозатрат на ремонт нефтепромыслового оборудования, если разработал ее финансовый директор со степенью кандидата технических наук по специальности «ракетостроение»? Во избежание недоразумений от формулировок подобного рода стоит избавляться.
Одним из критериев определенности формулировки является возможность объективной проверки (оценки) ее выполнения или невыполнения. Очевидно, именно этому критерию не соответствуют словосочетания типа: «всемерно содействует», «неуклонно повышает», «прогрессивный», «новейший» и т.п. С другой стороны, когда в документе говорится, скажем, о «полном и своевременном удовлетворении заявок подразделений на материально-технические ресурсы», а в локальных нормативных актах организации содержатся контрольные показатели для измерения этих «полноты» и «своевременности» (показатели типа уровня обслуживания и времени удовлетворения заявки) и их целевые значения, то такая формулировка будет звучать вполне определенно.
Отметим, однако, что после того, как формулировка стала достаточно определенной, разработчик должен максимально упростить ее.
4. Сокращения, вспомогательные или условные термины, не относящиеся к общепринятым, а также краткие наименования вначале приводятся в тексте полностью, после чего в скобках после слова «далее – » или «далее в настоящем разделе – » указывается нужное сокращение.
Например: отдел материально-технического обеспечения (далее – ОМТО); механическое, в том числе, грузоподъемное, и энергетическое оборудование, оборудование, работающее под давлением, электрические, газовые и тепловые сети Общества, а также верхнее оборудование автоспецтехники Общества (далее в настоящей Должностной инструкции – Объекты).
5. Следует установить правила написания наименований подразделений и должностей.
Удобно писать их (не в начале предложения) с маленькой буквы, например: департамент экономики и финансов, юридический отдел, инженерно-технологическая служба, главный инженер, отдел главного механика, директор по развитию бизнеса, начальник отдела сводной бухгалтерской отчетности, главный энергетик, системный администратор.
Впрочем, для названий высших органов управления (как правило, коллегиальных) и должностей высших руководителей организации делаются исключения, например: Общее собрание участников, Совет директоров, Комитет по аудиту, Технический совет, Президент, Вице-президент, Председатель правления, Генеральный директор, Управляющий директор. В этом случае необходимо установить правило написания производных наименований, например: Председатель Совета директоров, председатель Комитета по аудиту, Первый вице-президент, первый заместитель генерального директора, заместитель генерального директора по экономике и финансам, секретарь управляющего директора, секретарь Технического совета.
Необходимо следить за тем, чтобы названия подразделений и должностей писались одинаково в организационной структуре (схеме), штатном расписании, ПП, ДИ и других локальных нормативных актах, в переписке и т.п.
Об организации разработки ПП и ДИ
Наиболее экономным представляется следующий способ разработки ПП и ДИ (ср. , ).
Генеральный директор формулирует задачи по основным блокам деятельности предприятия (продажи, производство, снабжение, вспомогательные и поддерживающие подразделения); далее руководители блоков формулируют цели подразделений, после чего руководители высшего звена совместно проверяют полноту и непротиворечивость сформулированных задач. На этом этапе анализируется также целесообразность существования подразделений и правильность определения границ между ними.
Далее руководители подразделений трансформируют задачи своих подразделений в функции своих подразделений и их работников. После согласования функций для каждой должности определяются права, ответственность, описываются взаимодействия и квалификационные требования. Единообразие и согласованность всего комплекса ПП и ДИ и, шире, всего комплекса локальных нормативных актов организации должны обеспечиваться участием в их разработке работника отдела кадров или отдела организации труда, а при наличии специализированных подразделений (например, отдела интегрированной системы менеджмента или корпоративных технологий и т.п.) – работников указанных подразделений. Шаблоны ПП и ДИ должны быть предварительно согласованы с юридическим отделом предприятия.
Редакторскую работу должен взять на себя один из постоянных членов рабочей группы по разработке ПП и ДИ, обеспечивая заодно и единство стиля документов. Эстетический аспект в подготовке локальных нормативных актов не менее важен, чем аспект содержательный. Изящество формулировок позволяет избежать переработки ПП и ДИ при смене «правил игры», в частности, при изменениях или появлении новых функций. ПП и ДИ согласуются, как правило, с руководителями отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, юридического отдела, непосредственным руководителем подразделения или работника, оперативным, методическими руководителями подразделения или работника (при их наличии).
ПП и ДИ утверждаются генеральным директором организации либо лицом, наделенным соответствующими правами, путем издания соответствующего приказа. ПП и ДИ должны быть утверждены не позднее предполагаемой даты первого приема или перевода на работу работников в подразделение или на должность.
Подлинник утвержденного ПП вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденного ПП передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения. Подлинник утвержденной ДИ вместе с листом согласования после регистрации передается на хранение в отдел кадров. Копии утвержденной ДИ передаются в отдел труда и заработной платы, руководителю подразделения, в штат которого входит описанная в ДИ должность, работникам, занимающим должность.
Руководитель подразделения в срок не более пяти рабочих дней после утверждения ПП или ДИ знакомит работников подразделения с ПП или ДИ и передает им их экземпляры ПП или ДИ под роспись в листе ознакомления. Подлинник листа ознакомления передается на хранение в отдел кадров. Вновь принятые в штат подразделения работники при приеме на работу должны быть ознакомлены с действующими ПП и ДИ под роспись в листе ознакомления.
Внесение дополнений или изменений в ПП и ДИ обязательно при:
- изменении структуры организации, в том числе, переподчинении подразделений или должностей, изменении наименования подразделений или должностей;
- изменении задач, функций подразделений;
- изменении функций, прав, ответственности, квалификационных требований, взаимодействий работников;
- других изменений в организации работы, отражаемых в разделах ПП или ДИ.
Дополнения, изменения в ПП и ДИ вносятся приказом генерального директора организации либо лица, наделенного соответствующими правами. Подобным же приказом отменяется (считается утратившей силу) предыдущая редакция документа и утверждается новая. Для обеспечения единства методического подхода и облегчения труда разработчиков – специалистов подразделений, рекомендуется ввести и использовать методическую инструкцию по разработке ПП и ДИ. В эту инструкцию следует включить: словарь терминов, основные требования к документам, типовые формулировки и шаблоны документов, порядок разработки, согласования, утверждения и хранения ПП и ДИ, порядок ознакомления работников организации с утвержденными ПП и ДИ, условия и порядок внесения изменений и дополнений к ПП и ДИ.
Последнее важно для того, чтобы разрешить конфликты, связанные с необходимостью изменения функций работника . Процедура должна увязывать изменения как в ДИ, так и в трудовом договоре с работником. Кроме того, в методической инструкции могут быть подробно описаны понятия, используемые в ПП и ДИ, например: методическое руководство, оперативное подчинение, описания ролей исполнителей и т.п. Это позволит сделать ПП и ДИ более компактными и более корректными.
Приложения
Не претендуя на абсолютную истину, для удобства читателя мы приводим в приложении шаблоны ПП и ДИ. Каждая организация может и должна разработать собственные шаблоны ПП и ДИ, не отклоняясь при этом от предложенных рекомендаций.
В шаблонах ПП и ДИ выделены:
- подчеркиванием – места текста, в которых надо указать конкретные наименования, функции и т.п.;
- курсивом – места текста, в которых надо выбрать один из предложенных вариантов;
- [квадратными скобками] – комментарии, которые необходимо удалить после формирования текста документа.
Приложение 1. Шаблон положения о структурном подразделении
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение определяет порядок создания и расформирования, подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, задачи и функции, взаимодействие наименование подразделения (далее – Подразделение) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование Подразделения – …
1.2. Подразделение является самостоятельным структурным подразделением Общества и подчиняется непосредственно генеральному директору Общества [или] подчиняется непосредственно [или] входит в состав наименование вышестоящего подразделения и подчиняется непосредственно наименование должности непосредственного руководителя .
1.3. Подразделение создается и расформировывается в соответствии с организационной структурой и штатным расписанием Общества, в порядке, определенном действующим законодательством Российской Федерации.
1.4. Подразделением непосредственно руководит наименование должности (далее – Руководитель подразделения). Оперативное / методическое руководство деятельностью Подразделения осуществляют наименования должностей [при наличии оперативных или методических руководителей].
1.5. В период отсутствия Руководителя подразделения его обязанности выполняет наименование должности [или] работник Общества, назначенный приказом генерального директора Общества .
1.6. При исполнении своих функций Подразделение руководствуется:
1.6.1. действующим законодательством РФ;
1.6.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области …
1.6.3. Уставом Общества [для подразделений, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];
1.6.4. [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];
1.6.5. настоящим Положением;
1.6.6. коллективным договором;
1.6.7. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, [при их наличии];
1.6.8. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
1.6.9. иными локальными нормативными актами Общества;
1.6.10. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности [указываются в зависимости от характера деятельности Подразделения].
1.7. Режим работы Подразделения определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
1.8. Настоящее Положение, изменения и дополнения к нему утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества
2. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ
Основными задачами Подразделения являются:
2.1. Задача 1.
2.2. Задача 2.
3. ФУНКЦИИ
Для выполнения задач, указанных в п. 3 настоящего Положения, на Подразделение возложены следующие функции:
3.1. …
3.2. …
3.3. …
3.4. …
3.5. …
[Прочие функции, выполняемые Подразделением самостоятельно].
3.6. …
[Прочие функции, выполняемые Подразделением совместно с другими структурными подразделениями Общества].
3.7. …
[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), (если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества)].
3.8. …
[Функции в области учета и отчетности].
3.9. …
3.10. …
3.11. …
4. СТРУКТУРА ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
4.1. Структура и штатная численность Подразделения определяются действующей организационной структурой и штатным расписанием Общества.
5. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
Подразделение взаимодействует:
5.1. С работниками подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.
5.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ. [При наличии такого взаимодействия.]
5.3. …
Приложение 2. Шаблон должностной инструкции
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет подчинение, нормативно-правовую основу деятельности, должностные обязанности, взаимодействие, права и ответственность, а также требования к квалификации наименование должности (далее – Работник) Наименование организации (далее – Общество). Сокращенное наименование должности – … [указывается при необходимости].
1.2. Работник относится к категории руководителей / специалистов / служащих .
1.3. Работник непосредственно подчиняется наименование должности непосредственного руководителя . Оперативное / методическое руководство деятельностью Работника осуществляют наименования должностей [при наличии оперативного или методических руководителей].
1.4. Работник принимается на работу и увольняется генеральным директором Общества в установленном действующим трудовым законодательством РФ порядке по представлению наименование должности [указывается, если необходимо] по согласованию с наименование должностей [указывается, если необходимо].
1.5. В период отсутствия Работника его обязанности выполняет наименование должности [или] работник, назначенный приказом генерального директора Общества.
1.6. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее/среднее/среднее специальное/профессиональное образование и стаж работы на … должностях не менее … лет.
1.7. Работник при выполнении должностных обязанностей руководствуется:
1.7.1. действующим законодательством РФ;
1.7.2. отраслевыми нормативными и методическими документами в области … [указать предметную область];
1.7.3. Уставом Общества [для должностей, которые обязаны контролировать соблюдение Устава];
1.7.4. Решениями Общего собрания участников (акционеров) (Совета директоров) [для должностей, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров];
1.7.5. Положением о наименование подразделения и настоящей Должностной инструкцией;
1.7.6. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, указаниями непосредственного руководителя, оперативного, методических руководителей [при их наличии];
1.7.7. правилами внутреннего трудового распорядка Общества;
1.7.8. иными локальными нормативными актами Общества;
1.7.9. нормативными актами по охране труда и промышленной безопасности, правилами и нормами производственной санитарии, противопожарной защиты, экологической безопасности, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника].
1.8. Работник должен знать:
1.8.1. действующее законодательство Российской Федерации и отраслевые нормативные документы в области … [указать предметную область];
1.8.2. … [перечислить специальные знания];
1.8.3. стратегию развития Общества [указывается для высших руководителей или для должностей, которые имеют право доступа к такой информации, если стратегия Общества документирована];
1.8.4. структуру Общества, задачи и функции его подразделений;
1.8.5. основы эксплуатации компьютерной техники, коммуникаций и связи [указывается в зависимости от характера деятельности Работника];
1.8.6. правила и нормы охраны труда.
1.9. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
1.10. Настоящая Должностная инструкция, изменения и дополнения к ней утверждаются и вводятся в действие приказом генерального директора Общества по согласованию с Общим собранием акционеров (участников) (Советом директоров) [для подразделений, подчиняющихся непосредственно Общему собранию акционеров (участников) или Совету директоров].
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Работник выполняет следующие должностные обязанности: [Для руководителей подразделений вначале перечисляются основные функции, отвечающие задачам возглавляемого подразделения работника (по Положению о подразделении)].
2.1.1. …
[Функции в области разработки нормативной документации для других подразделений].
2.1.2. …
[Функции в области методического руководства].
2.1.3. …
[Функции в области мониторинга и прогнозирования].
2.1.4. …
[Функции в области планирования, разработки (разделов) бюджета, инвестиционных проектов].
2.1.5. …
[Функции в области оперативного руководства].
2.1.6. …
[Прочие функции, выполняемые Работником самостоятельно].
2.1.7. …
[Прочие функции, выполняемые Работником совместно с другими Работниками или структурными подразделениями Общества].
2.1.8. …
[Функции в области курирования договоров (указать типы курируемых договоров), если они не определены в иных локальных нормативных актах Общества].
2.1.9. …
[Функции в области ведения учета и подготовки отчетности].
2.1.10. …
[Функции в области контроля деятельности других работников или подразделений (на соответствие определенным (указать, каким) задачам, требованиям, нормам и т.п.)].
2.1.11. …
[Функции в области анализа, разработки и выполнения мероприятий по развитию Общества].
2.1.12. …
[Для руководителей подразделений – функции в области руководства]
2.1.13. Координирует работу структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.
2.1.14. Участвует в разработке организационной структуры, штатного расписания, форм оплаты труда структурных подразделений Общества, находящихся в его непосредственном подчинении.
2.2. Работник обязуется:
2.2.1. Выполнять указания непосредственного руководителя, оперативного руководителя, методических руководителей [при их наличии].
2.2.2. Выполнять обязанности и требования, установленные локальными нормативными актами Общества.
2.2.3. Обеспечивать сохранность вверенных ему документов.
2.2.4. Не разглашать ставшие ему известными по роду деятельности сведения, относящиеся к коммерческой тайне Общества.
3. ПРАВА
Работник имеет право:
3.1. Присутствовать на заседаниях, совещаниях, собраниях [необходимо конкретизировать] по вопросам, касающимся его деятельности, деятельности возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].
3.2. Запрашивать и получать от работников структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей в порядке, установленном соответствующими локальными нормативными актами Общества.
3.3. Представлять в установленном порядке Общество в других организациях, по вопросам, входящим в его компетенцию.
3.4. Инициировать … [необходимо конкретизировать].
3.5. Согласовывать …
3.6. Утверждать … [необходимо указать конкретные виды документов].
3.7. Приостанавливать выполнение … в случае выявленного в ходе контроля отклонений от установленных к их выполнению требований [необходимо конкретизировать контролируемое направление деятельности, виды функций, проектов, мероприятий, группы работников, организаций и т.п.].
3.8. Не допускать к работе … [необходимо конкретизировать при несоблюдении каких условий реализуется это право].
3.9. Распоряжаться вверенными ему материальными и денежными средствами [и/или иными ресурсами Общества – необходимо конкретизировать] в пределах своей компетенции.
3.10. Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Должностной инструкцией.
3.11. Привлекать работников структурных подразделений Общества для совместной работы в рамках выполнения своих должностных обязанностей по согласованию с их непосредственными руководителями.
3.12. Обращаться к непосредственному руководителю за содействием в реализации прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в случае их ограничения другими работниками Общества.
3.13. Вносить на рассмотрение генерального директора Общества предложения (представления) по назначению, перемещению, увольнению, поощрению и наложению взысканий на работников возглавляемого подразделения [для руководителей подразделений].
4. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ
Работник взаимодействует:
4.1. С работниками структурных и обособленных подразделений Общества – в порядке, установленном локальными нормативными актами Общества.
4.2. С третьими лицами – в порядке, установленном действующим законодательством РФ [при наличии такого взаимодействия].
4.3. … [указать другие взаимодействия].
5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
5.1. Работник несет ответственность в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации, за:
5.1.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) возложенных на него обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией.
5.1.2. Неисполнение правил внутреннего трудового распорядка, приказов и распоряжений по Обществу, иных локальных нормативных актов Общества.
5.1.3. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения.
5.1.4. Причинение своими действиями или бездействием материального ущерба Обществу.
5.1.5. Необеспечение сохранности вверенных ему документов, информации.
5.1.6. Разглашение сведений, составляющих служебную и коммерческую тайну Общества.
5.1.7. Неисполнение указаний непосредственного руководителя, оперативного и методических руководителей [указывается в случае их наличия].
5.1.8. Несоблюдение правил охраны труда, техники безопасности, промышленной санитарии, противопожарной безопасности, охраны окружающей среды, безопасности дорожного движения [указываются в зависимости от характера деятельности Работника, ср. п. 1.7.9 ДИ].
5.1.9. [для руководителей подразделений] За отсутствие письменной информации:
5.1.9.1. о владении Работником (либо его супругой (-м), родителями, детьми, полнородными или неполнородными братьями и сестрами, усыновителями или усыновленными) акций (долей, паев) в юридических лицах (данное обязательство не распространяется на владение не являющимися контрольными пакетов акций компаний, котирующихся на Московской, Нью-Йоркской или Лондонской фондовых биржах);
5.1.9.2. о прямой или косвенной занятости или заинтересованности, участии в любом виде или качестве (в качестве арендодателя, заказчика, агента, консультанта, работника или в ином качестве) в бизнесе лица, которое:
- является контрагентом Общества, контрагентом дочернего и/или аффилированного лица Общества; либо
- ведет переговоры по заключению договора с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами; либо
- выступает стороной в судебном разбирательстве, в котором участвует Общество, его дочернее и/или аффилированное лицо; либо
- реализует с Обществом, его дочерними и/или аффилированными лицами один и тот же проект;
- если указанные владение либо занятость или заинтересованность создают для Работника ситуацию настоящего или потенциального конфликта его интересов с законными интересами Общества.
5.2. Неисполнение Работником требований настоящей Должностной инструкции может являться основанием для расторжения трудового договора с ним.
Приложение 3. Разновидности руководства
| Полномочия руководителя | Оперативный руководитель | Методический руководитель | Непосредственный руководитель |
|---|---|---|---|
| Инициирование приема на работу | + | ||
| Инициирование увольнения | + | ||
| Расстановка, перемещение работников внутри подразделения | + | ||
| Инициирование поощрения | + | ||
| Инициирование применения взысканий | + | ||
| Инициирование повышения квалификации | + | ||
| Определение методов работы | + | + | |
| Контроль соблюдения установленных методов работы | + | + | |
| Выдача текущих поручений, заданий | + | + | |
| Контроль выполнения поручений, заданий | + | + | |
| Требование отчетов | + | + | + |
Литература
1. http://JobDescription.me.
2. http://www.samplejobdescriptions.org.
3. Административная ответственность как вид юридической ответственности. Реферат. / http://www.bestreferat.ru/referat-212473.html - 2011.
4. Андреева В.И. Должностные инструкции как часть кадрового документооборота. / http://www.emcon.ru/202.html/420-050.html.
5. Бахтерев Б.В. Двенадцать правил составления должностной инструкции. / http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=671. – 2007.
6. Большой толковый словарь официальных терминов / сост. Ю.И.Фединский – М.: ООО «Издательство Астрель». – 2004. – 1165 с.
7. В правительстве введена персональная ответственность за исполнение указаний президента. / http://www.top-page.ru/daily_news/politic/1989258/.
8. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст).
9. Гридина Н. Должностная инструкция. / Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2008. – № 8. (См. также http://123-job.ru/articles.php?id=377.)
10. Должностные инструкции. / http://www.5elements.ru/stati_12.htm.
11. Ерин П. На основании какого нормативного документа разрабатываются должностные инструкции? / http://www.garant.ru/consult/business/328875/. – 2011.
12. Заболонкова О. Роль должностной инструкции в трудовых отношениях. / Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2010. – № 4.
13. Зелепухина С. Должностные инструкции: за и против. / Справочник по управлению персоналом. – 2006. – № 6. (См. также http://www.consa.ru/dolzhnostnye_instrukcii.html.)
14. Катрич С. В. Должностная инструкция: требования к ее составлению. / http://www..shtml. –1997.
15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37 с последующими изменениями).
16. Ковалев М. И. Советское уголовное право. Курс лекций. Свердловск. 1971. Вып. 1.
17. Коновалов А. Должностные инструкции как инструмент управления персоналом. / HR Journal. – http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html. – 2004.
18. Малькова Е.Н. Особенности трудовых отношений с руководителем организации. / Кадровые решения. – 2012 г. – № 3.
19. Мальчиков В. Типичные ошибки при составлении и внедрении должностных инструкций. / http://www.raut-trening.ru/articlespersonal/75-7.
20. Новые бизнес-технологии и проектирование должностных инструкций. / http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/nt_instruct.shtml.
21. Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298).
22. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996 г. с последующими изменениями).
24. Персональная ответственность в государственном управлении. Реферат. / http://student.km.ru/ref_show_frame.asp?id=D49465266FBC4121B2048C87A1EF060D. – 2000.
25. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 09.08.2007 № 3042-6-0 «О должностных инструкциях работников».
26. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».
27. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.11.2008 № 6234-Т3.
28. Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 30.11.2009 № 3532-6-1.
29. Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 № 2 (ред. от 28.09.2010) «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». / Российская газета. – 31.12.2006. – № 297.
30. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. М.: Высшая школа. – 1988. – 239 с.
31. Романченко Е. Три взгляда на должностную инструкцию / http://pallada-center.ru/articles/cat2/article19.html. – 2009.
32. Россол С.В. Коллективная (бригадная) материальная ответственность работников / «Управление персоналом». – 2006. – № 21.
34. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству. М.: Дело и Сервис. – 2010. – 608 с.
35. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации (утв. Главархивом СССР). М.: Главархив СССР; Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, 1982.
36. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 06.12.2011) «Об обществах с ограниченной ответственностью».
37. Чуковский К.И. Живой как жизнь. М.: «Зебра Е», 2009. – 304 с.
38. Эко У. Когда на сцену приходит другой // Эко У. Пять эссе на темы этики. СПб.: Симпозиум. – 2000. – С. 9-24.
По замечанию У.Эко, этика начинается тогда, когда на сцену приходит Другой .
Положения о представительствах, филиалах и обособленных подразделениях отличаются по форме и содержанию от положения о структурном подразделении и в данной статье не рассматриваются.
Для этих целей подойдут «профили должности», «профессиограммы», другие документы, имеющие статус рабочих или аналитических.
Разновидности руководства описаны в Приложении 3.
При конкретизации необходимо избежать широкого толкования понятия «совещание», поскольку к таковым может быть отнесено любое оперативное обсуждение вопросов группой лиц, состоящей из двух и более человек. Можно ограничить круг совещаний, указав, например, что рассматриваются совещания с заранее разосланной повесткой дня, по итогам которых должны быть оформлены протоколы, или что речь идет о регулярных совещаниях (планерках, селекторных совещаниях и т.п.).
В любой организации, будь то бюджетная или коммерческая структура, часто возникает вопрос разграничения ответственности не только между сотрудниками, но и между структурными звеньями. Положение об отделе отвечает на вопрос о том, зачем сформировано в компании данное подразделение, какие у него цели, задачи, права. Это позволяет упорядочивать работу всего предприятия, разрешать возникающие разногласия, определять ответственность.
О регламенте
С какой целью создают положения об отделах предприятия? Основная задача данного документа — это наиболее полно описать место отдела (службы, сектора) в компании, а также его состав, статус и порядок взаимодействия с внешними и внутренними контрагентами.
Благодаря четко изложенному описанию целей сотрудники намного лучше понимают стратегию предприятия, вклад своего структурного подразделения в общие достижения.
Положение об отделе имеет статус организационно-правового документа. Основная его роль заключается в том, что наряду со структурой и штатным расписанием он регламентирует полноту функций, приоритетность вопросов, ареал ответственности, порядок управления подразделением в компании. Например, положение об отделе кадров описывает, за какие задачи по работе с личным составом оно отвечает, кто может занимать должность руководителя, какими правами наделен начальник и так далее.
Как правильно создавать положение?
Если в компании много структурных единиц, то рекомендуют разработать шаблон. Типовой документ послужит основанием для написания других документов. Например, можно сначала создать положения об отделах администрации, а согласовав их структуру и оформление, приступить к созданию аналогичных документов по остальным подразделениям и филиалам.
Типовое положение об отделе положение можно использовать как стандарт, заложив в него правильное оформление. В этом случае, все локально-нормативные акты будут сделаны в едином корпоративном стиле. Подобный прием довольно часто используется в работе, особенно если в составе предприятия много структурных звеньев, территориальная разобщенность. Кроме того, создание положений о подразделении на основе типового займет намного меньше времени.
Оформление
Разработка документа должна проходить в соответствии с государственным стандартом 6.30-2003. Для бюджетных и муниципальных предприятий это требование обязательно, а для коммерческих компаний по желанию. Тем не менее, рекомендуется использовать при создании документов организационно-распорядительного характера указанный ГОСТ.
Текст располагают на бланке предприятия, при этом в нем должны быть указаны параметры:
- Вид документа.
- Дата и номер.
- Место составления.
Кроме того, в принятии организационно-правовых документов уровня положения обычно принимают участие несколько должностных лиц в организации, поэтому обязательно отведено место для грифа утверждения и подписей.
Основные блоки
В положении о структурных подразделениях не существует жестко закрепленных разделов, но исходя из целей документа, в него включают следующие части:
- Общие положения.
- Функции.
- Задачи.
- Структура.
- Ответственность.
- Взаимодействия.
В первом разделе нужно отразить полное и, если имеется, сокращенное название подразделения. Здесь перечисляют, кто вправе создавать и ликвидировать отдел, какими правовыми и локальными регламентами руководствуется в своей работе. Отражается порядок назначения руководителей структурной единицы и освобождение его от работы.
Специфичные наименования работ в рамках задач перечисляют в части документа под названием «Функции». В этом разделе дают описание в виде рабочих операций производственному процессу отдела. Например, положение об отделе кадров в части функций будет содержать такую формулировку «обеспечивает выдачу справок о заработной плате» и так далее.
Во третьем блоке перечисляют только крупные задачи отдела, которые он решает в рамках своего направления деятельности.
В разделе «Структура» отражают место отдела в компании, подчиненность. Особенно это важно, когда предприятие имеет разветвленное устройство с филиалами и обособленными подразделениями.
В четвертом блоке документа обязательно очерчиваются границы, в рамках которых отделение нечет ответственность за свои действия. Она может быть дисциплинарной, уголовной, административной. Соответственно, описывают степень вины руководителя данного структурного подразделения.
Весьма важно разъяснить в пятом разделе положения с кем, в каких случаях и по каким вопросам производится взаимодействие отдела. Таким образом, структурные единицы связывает отчетность, потоки информации.
Помимо перечисленных блоков, предприятия вправе дополнять документ другими требуемыми разделами информации.
Положение об отделе - это важный документ, который прививает правильное понимание целей и задач, вводит понятный порядок работы, определяет ответственность.