- Приказы о проведении конференции оформляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом по МГУ № 400 от 22.05.2009, и рекомендациями по подготовке документов в Системе электронного документооборота (СЭД) МГУ.
- Формат текста приказа: шрифт Times New Roman - 14, междустрочный интервал в преамбуле - одинарный, в тексте приказа - полуторный; отступ первой строки абзаца - 1,25 см от левой границы текстового поля; выравнивание всего текста приказа - по ширине, заглавие - по центру. Инициалы отделяются от фамилии неразрывным пробелом, например, И.И. Иванов.
- Если планируется проведение конференции или ее отдельных мероприятий в таких помещениях МГУ как:
- конференц-зал I учебного корпуса гуманитарных факультетов,
- конференц-зал или аудитории Шуваловского и Ломоносовского корпусов,
- аудитории 01 и 02 ГЗ МГУ,
- актовый зал ГЗ или большой зал ДК МГУ,
- залы Интеллектуального центра - Фундаментальной библиотеки МГУ,
- Если планируется поселение иногородних участников конференции в МГУ, то предварительно следует оформить и приложить к проекту приказа письмо с разрешительной визой начальника Управления общежитиями А.А. Водолазского.
- С целью распространения информации о конференции через специальный информационный портал и включения ее в базу данных мероприятий Московского университета следует обеспечить регистрацию конференции в единой информационной системе заполнением соответствующей формы на странице .
- Необходимо обеспечить МНОЦ МГУ информацией о проведении конференции в соответствии с Приказом № 529 от 12.05.2017.
- Приказ вносит лицо, ответственное за подготовку проекта приказа в подразделении–организаторе конференции.
- Обязательная часть согласований проекта приказа включает визы Управления делами и делопроизводства; Управления научной политики и организации научных исследований; заместителя проректора - начальника Управления обеспечения безопасного функционирования.
- Полный состав согласующих определяется содержанием приказа: приказ согласуют лица, к компетенции которых относятся указанные в приказе мероприятия.
Например, если приказ содержит финансовые составляющие, в состав согласующих входит главный бухгалтер МГУ;
при наличии в приказе пункта о поселении участников конференции в МГУ предусматривается согласование с начальником Управления общежитиями;
для международных конференций в число согласующих включают проректора - начальника Управления международного образовательного сотрудничества;
использование учебных аудиторий по п. 3 подразумевает наличие согласующей подписи проректора - начальника Управления академической политики и организации учебного процесса;
при упоминании в приказе аспектов инженерного обеспечения мероприятий конференции в состав согласующих включают главного инженера МГУ;
в случаях, когда предусматривается оказание медицинской помощи, добавляется согласование с МНОЦ МГУ. - В список рассылки включаются все службы, задействованные в подготовке и проведении конференции.
- Список Организационного (Программного или иного) комитета рекомендуется оформлять в виде таблицы с невидимыми границами ячеек.
- В тексте приказа при указании подразделений Московского университета, должностей сотрудников, конкретных помещений и т.д. не рекомендуется приписывать «МГУ» или «МГУ имени М.В.Ломоносова» (например, достаточно записать: «декан физического факультета»). Для внешних организаций указание на принадлежность к ним необходимо (например, «декан факультета “Фундаментальные науки” МГТУ им. Баумана»).
- Примеры формулировок некоторых пунктов приказа (требования к подготовительным мероприятиям и/или лицам, ответственным за их исполнение, выбираются в зависимости от конкретных условий проведения Конференции):
Предоставить «___» ______ 20__ в … корпусе для проведения пленарных заседаний помещения (указать какие) с 00:00 до 00:00.
Предоставить «___» ______ 20__ в … корпусе с 00:00 до 00:00 помещения (указать какие) для регистрации участников и для питания участников.
Предоставить в … корпусе «___» ______ 20__ с 00:00 до 00:00 аудиторию (указать какую) для работы переводчиков.
Дирекции инженерной эксплуатации МГУ обеспечить техническую поддержку мероприятий Конференции по заявке Оргкомитета за счет средств организаторов согласно предварительно заключенному договору.
Директору Комбината питания МГУ оказать содействие в организации буфетного обслуживания и питания участников Конференции по заявке Оргкомитета за счет средств участников и/или организаторов.
Директору Столовых диетического питания оказать содействие в организации буфетного обслуживания и питания участников Конференции по заявке Оргкомитета за счет средств участников и/или организаторов.
Проректору по административной политике и информатизации А.В. Степанову оказать содействие в обеспечении интернет-связи по заявке Оргкомитета Конференции.
Проректору - начальнику Управления международного образовательного сотрудничества обеспечить визовую поддержку и регистрацию иностранных участников Конференции по заявке Оргкомитета.
Начальнику управления общежитиями обеспечить проживание иногородних участников Конференции по заявке Оргкомитета.
Проректору - начальнику Управления академической политики и организации учебного процесса П.В. Вржещу выделить в Шуваловском/Ломоносовском корпусе для проведения конференции и круглых столов следующие поточные аудитории: (перечислить).
Проректору - начальнику Управления по общим вопросам для обеспечения работы Конференции «___» ______ 20__ выделить в Шуваловском/Ломоносовском корпусе по заявке Оргкомитета гардеробную секцию и предметы мебели.
Заместителю проректора - начальнику Управления обеспечения безопасного функционирования МГУ Г.В. Иващенко обеспечить проход в … корпус участников и организаторов Конференции по спискам Оргкомитета. - Образец Приказа о проведении Конференции рассылается в виде Word-файла заместителям руководителей подразделений по науке и в научные отделы.
- Проект Приказа о проведении Конференции создается в СЭДе с использованием соответствующего шаблона.
При направлении работника на повышение квалификации издается приказ, значение которого не ограничивается фиксацией факта приостановления выполнения трудовой функции в связи с обучением.
Издание приказа о направлении на повышение квалификации без отрыва от производства является, например, основанием для последующего предоставления обучаемому преимущественного права остаться на работе при сокращении (ч. 2 ст. 179 Трудового кодекса Российской Федерации).
Исполнение приказа о направлении на повышение квалификации не влечет ущемления социальных прав работников. В частности, законодательство не содержит норм, позволяющих не включать период повышения квалификации в специальный трудовой стаж (постановление 19-го арбитражного апелляционного суда от 10.04.2017 № 19АП-1527/2017 по делу № А64-4511/2016).
При возникновении споров между работодателем и бывшим сотрудником о возмещении затрат на обучение рассматриваемые приказы являются подтверждением прохождения обучения, хотя практика взыскания денежных средств с гражданина разнится в зависимости от обстоятельств дела. Суды могут занять сторону работодателя (апелляционное определение Пермского крайсуда от 08.02.2017 по делу № 33-1492/2017) или бывшего сотрудника, указав, например, что он направлялся на повышение квалификации по инициативе работодателя и указанное не являлось обучением или переобучением (апелляционное определение Санкт-Петербургского горсуда от 13.04.2017 № 33-6455/2017).
Приказ о направлении на курсы повышения квалификации или переподготовку - образец
Образец приказа о направлении на повышение квалификации можно скачать по ссылке: Приказ о направлении на повышение квалификации - образец .
С приказами о направлении на курсы или переподготовку работник должен быть ознакомлен под подпись. Вместе с тем в случае споров неознакомление с приказом само по себе не свидетельствует, что обучение не проводилось (апелляционное определение Мосгорсуда от 04.06.2015 по делу № 33-13784).
Итак, при необходимости обучения работника издается приказ о направлении на курсы повышения квалификации, образец которого представлен для скачивания в настоящей статье. С приказом работник должен быть ознакомлен под подпись. Приказ нужен не только для оформления особенностей трудовых отношений в момент его составления, но и может быть, например, доказательством, подтверждающим проведение обучения в случае спора.
Современные реалии требуют постоянного совершенствования сотрудников в профессиональном плане, поэтому не удивительно, что направление на семинары и различного рода конференции стало делом обычным почти для каждой организации. Вместе с тем возникает множество вопросов, как правильно оформить документы, подтверждающие пребывание сотрудника в рабочее время на обучении.
В данной статье мы рассмотрим:
- как и для чего готовить документы при обучении персонала;
- направление на семинар;
- приказ о направлении на семинар.
Высококвалифицированные кадры являются основой успешной работы любого предприятия. Поэтому не удивительно, что руководство компаний в последние годы все больше и больше заинтересовано в дополнительном образовании своих специалистов.
Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда
Энциклопедия кадровых приказов от Системы Кадры.
Обучение персонала: как и для чего готовить документы
На сегодняшний день одним из наиболее продуктивных способов повышения квалификации работников является направление их на тренинги или семинары. Это позволяет не только значительно расширить круг знаний, но и выполнить это в максимально короткие сроки.
При этом методика обучения может предусматривать, как приглашение специалиста для проведения семинара на само предприятие, так и повышение квалификации работников с отрывом от производства в специальных обучающих компаниях.
Главное – это правильное составление документов. Ведь обучение сотрудников, не зависимо от используемой предприятием методики требует денежных вложений.
В качестве подтверждения понесенных на обучение персонала расходов могут выступать:
- договор с образовательным учреждением;
- распоряжение или приказ о направлении на обучение;
- акт об оказании услуг, оформленный в соответствии с нормами законодательства;
- сертификаты, дипломы и пр. документы подтверждающие факт обучения.
Вместе с тем необходимо помнить, что повышение квалификации на семинарах является отдельной категорией обучения, которая ни в коем роде не соотносится с обучением в высших учебных заведениях или же получением средне специального или высшего образования.
В отличие от расходов на семинары Налоговым кодексом РФ при налогообложении запрещается учет такого вида расходов.
Направление на семинар
От вида семинара, на который будет направляться сотрудник, будет зависеть и его документальное оформление, а также последующий порядок учета расходов. Поэтому вид семинара должен обязательно указываться в договоре, заключаемом работодателем с компанией организующей проведение семинара.
При направлении работника на семинар с отрывом от работы в той же местности за ним сохраняется место работы и средняя заработная плата. Само же направление на семинар оформляется приказом работодателя.
Если организацией используется унифицированные формы, то период, когда работник находился на семинаре, отмечают в табеле учета рабочего времени буквенным кодом «ПК» или же используют цифровой код - «07», буквенный код К или цифровой 06 - если направление на выездной семинар оформляется командировкой, буквенный код ПМ или цифровой 08 - если работник направлен на повышение квалификации с отрывом от работы в другую местность.
При этом в обязательном порядке указывается Ф.И.О. «командируемого» сотрудника, тематика, а также сроки обучения. Документ в обязательном порядке заверяется печатью предприятия.
Как уже упоминалось ранее, составление приказа о направлении на семинар является обязательным, поскольку именно приказ будет служить основанием для последующего табелирования отсутствующего по уважительной причине работника, начисления ему заработной платы. А также учета расходов предприятия на обучение.
Хотя приказ о направлении на семинар может составляться в произвольной форме, четкой формы законодательством не утверждено, он в обязательном порядке должен отражать следующую информацию:
- полное название и реквизиты предприятия;
- дату и № приказа;
- Ф.И.О. направляемого на семинар сотрудника компании;
- сроки проведения семинара;
- печать и подпись руководителя;
- подпись об ознакомлении с приказом направляемого на семинар сотрудника.
Мы собираемся направить одного из наших работников на однодневную научную конференцию, которая будет проводиться в той же местности, где находится наша организация. Подскажите, как это правильно оформить? Я знаю, что некоторые считают это командировкой, но ведь работник никуда не уезжает и, что называется, ночует дома. Скорее это пусть и краткосрочное, но направление на обучение. Разве нет?
Ситуация, описанная в письме, складывается довольно часто. Действительно, многие работодатели направление сотрудника на конференцию рассматривают как повышение квалификации и не считают нужным оформлять командировку. Безусловно, любая проводимая конференция состоит не только в подведении итогов, обобщении опыта, определении дальнейших перспектив развития, но и в овладении новым уровнем знаний, что в целом повышает квалификационный уровень работника, участвующего в ее работе. Тем не менее направление на конференцию является именно служебной командировкой, а значит, требует соответствующего оформления. Это подтверждается и сложившейся судебной практикой, которая в качестве служебной командировки признает:
- направление молодых специалистов на научно-техническую конференцию молодежи, которая носит производственный характер и является служебной, поскольку проводится для осуществления основного вида деятельности работодателя (постановление ФАС Московского округа № КА-А40/9456-07);
- направление работников на корпоративные мероприятия, организованные в целях повышения имиджевой составляющей деятельности организации как социально ориентированной компании, обладающей привлекательностью для трудоустройства новых сотрудников, а также для создания положительного микроклимата (постановление ФАС Московского округа от 18.11.2010 № КА-А40/14213-10 по делу № А40-169073/09-115-1272);
- участие работников в международной строительной и интерьерной выставке по решению уполномоченных органов работодателя на основании соответствующих распорядительных документов (постановление ФАС СевероКавказского округа от 22.04.2010 по делу № А32-21536/2009-3/321).
ВАЖНО!
Направление работника на конференцию является служебной командировкой
Из определения служебной командировки, данного в ст. 166 ТК РФ, ясно, что в ее основе лежит выполнение работником служебного поручения, связанного с его трудовыми обязанностями, определенными заключенным трудовым договором. Поэтому отказаться от направления на конференцию в том случае, когда оно является служебным поручением и обусловлено выполняемой им трудовой функцией, работник не вправе. Исключение составляют сотрудники, которых невозможно направить в командировку, а также работники, которые могут отказаться от направления в служебную командировку в силу указания закона.
Наша справка
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса; далее - ТК РФ).
Особенности направления работников в служебные командировки установлены постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, а унифицированные формы приказа о направлении работника в командировку, командировочного удостоверения и служебного задания для направления работника в командировку утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление). Никаких существенных особенностей в оформлении данных документов при направлении работника в такую краткосрочную командировку нет. Единственное, что необходимо помнить, -если работник должен возвратиться из командировки к месту постоянной работы в тот же день, в который он был командирован, то командировочное удостоверение можно не выписывать (п. 2 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»). В этом случае подтверждающим документом будет служить приказ о направлении работника в командировку (пример ).
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н утверждены порядок и формы учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы
Поскольку, как мы выяснили, участие в научной конференции является служебной командировкой, то, следовательно, работнику должны быть предоставлены все предусмотренные законом гарантии.
Гарантия 1. Сохранение за работником места работы (должности) и среднего заработка за дни пребывания в командировке.
Гарантия 2. Возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
ВАЖНО!
Работнику, направленному в командировку в той же местности, где располагается работодатель, суточные и расходы по найму жилого помещения не выплачиваются
По общему правилу, предусмотренному ст. 168 ТК РФ, командированному работнику возмещаются расходы по проезду, найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Однако если работник участвует в конференции в той местности, где он постоянно проживает и исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные ему не выплачиваются (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
ЭТО ПОЛЕЗНО ЗНАТЬ
В нашей стране, как известно, Новый год по традиции отмечается дважды: по старому и новому стилю! Происхождение Старого Нового года объясняется просто. Так, до 1918 г. в России применялся юлианский календарь, на смену которому пришел более современный и, с точки зрения астрономов, более верный григорианский календарь. При этом разница между старым и новым стилем к тому времени составляла не больше не меньше - 13 дней. Таким образом, день, бывший по старому стилю 1 января, в новом календаре стал 14 января. В память о том, что когда-то в дореволюционные времена ночь с 13 на 14 января была новогодней, и празднуется по сей день Старый Новый год!
ИМЕЙТЕ В ВИДУ
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом
Кроме того, если работник участвует в конференции, проводимой в том же городе, местности, где располагается работодатель, у него также не будет и расходов по найму жилого помещения, а значит, и их работодатель не обязан возмещать.
Резюме
Поездка работника на однодневную научную конференцию, проходящую в той же местности, где расположен работодатель, признается служебной командировкой с предоставлением соответствующих гарантий.
Что же касается расходов по проезду на конференцию, то их, как правило, работник несет. Это может быть подтверждено представляемыми работником проездными документами (билетами на городской транспорт). Они и будут основанием для возмещения сотруднику расходов на проезд к месту командировки, т. е. проведения конференции, и обратно.
ПРИМЕР
Приказ о направлении работника в командировку
Приказ о проведении мероприятия – это официальное распоряжение руководителя организации, обращенное к подчиненным и требующее выполнения определенных действий. Документ оформляется в письменной форме с соблюдением базовых регламентных норм.
ФАЙЛЫ
Документ состоит из двух блоков: информационного и распорядительного.
Информационный блок документа
Информационный блок документа должен содержать:
- цель мероприятия;
- дату проведения мероприятия;
- место, где будет проводиться мероприятие.
Распорядительный блок документа
Распорядительный блок должен содержать:
- действия, которые будут проведены для создания мероприятия;
- ФИО лиц, несущих ответственность за разработку, организацию проведения мероприятия, а также предоставляющих отчетность после того, как оно закончилось.
Сведения, которые обязательно должны быть в документе
В приказе должны содержаться следующие сведения:
- шапку документа;
- как называется организация;
- регистрационный номер;
- место издания;
- дату составления;
- название самого мероприятия;
- в целях чего решено было провести мероприятие;
- период проведения мероприятия;
- утвержденный план мероприятий;
- денежную сумму, которую организации надо предоставить;
- дату, когда будет предоставлен отчет по представительским расходам после проведения мероприятия;
- ФИО сотрудников, которые будут участвовать в мероприятии;
- ФИО начальника транспортного отдела, который обеспечит транспортным обслуживанием;
- ФИО и служебная должность лица, которое будет вести контроль за исполнением приказа;
- приложения, которые прилагаются к приказу (название программы проведения, смета расходов и т.д.);
- подпись руководителя;
- дату ознакомления с документом и подписи участников.
Кто подписывает
Приказ о проведении мероприятия подписывает руководитель организации или то лицо, которое временно исполняет обязанности руководителя на основании доверенности.
Для чего нужен приказ о проведении мероприятия
Приказ о проведении мероприятия необходим руководителю организации для того, чтобы:
- сплотить и мотивировать сотрудников;
- продвинуть корпоративные ценности: брать пример с лидеров, стремиться к росту, делать больше с меньшими затратами и т.д.;
- представить новое руководство;
- привлечь внимание масс-медиа;
- укрепить имидж организации;
- создать свод норм и правил, которые описывают правила поведения, единые стандарты отношений и совместную деятельность, существующую в организации;
- мобилизировать трудовой потенциал сотрудников для нового проекта;
- создать единую команду.
Требования к заполнению
Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 надо выдерживать следующие требования, когда составляется приказ:
- Соблюдать расстояние между краями страницы и текстом.
- Документ должен быть на белом и высококачественном листе бумаги 210×297.
- Дата документа прописывается в приказе арабскими цифрами, например: 16.10.2010. или 2010.10.16. Государственный стандарт допускает словесно-цифровой способ оформления даты – 16 октября 2010 г.
- Все реквизиты должны быть заполнены.
- Все суммы прописывать прописью и цифрами.
- Наличие всех подписей.
- Обязательно должна быть расшифровка всех подписей.
- Печать.
Если приказ издается на двух и более страницах, то такие документы подлежат нумерации.
Типичные ошибки при заполнении документа
Чаще всего в приказе о проведении мероприятий допускаются следующие ошибки:
- не прописана дата составления документа;
- отсутствует гриф утверждения;
- не заполнены реквизиты;
- отсутствует список лиц, несущих ответственность за оформление документа;
- записи сделаны простым карандашом;
- дописывание текста;
- сделана неразборчивая запись;
- есть исправления;
- орфографические/арифметические ошибки;
- разные цвета чернил;
- неправильно указано наименование организации;
- бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, стирание части текста);
- внесена поправка;
- записи подтерты ластиком.
Важно! Если акт подписан лицом, не имеющим отношения к проверке, то такой документ не имеет юридической силы.
Исправление ошибок
Если в приказе была замечена ошибка, то необходимо сделать следующее:
- Переписать/перепечатать документ. Воспользоваться таким способом можно, если:
- ошибка была замечена еще до подписания руководителем;
- ошибка была обнаружена в момент подписания.
- Аннулировать документ, если в нем найдены опечатки, помарки, слова, перевирающие смысл приказа. Для этого достаточно издать новый приказ. Но перед этим надо издать документ, аннулирующий приказ о проведении мероприятий, в котором есть ошибки. В нем должно быть указано следующее:
- регистрационный номер;
- дата;
- заглавие;
- текст должен начинаться со слов: «Признать утратившим силу»/«Считать недействительным»;
- причина отмены;
- кто несет ответственность за исправления;
- сроки исполнения заменяющего приказа.
После того как был составлен документ (отменяющий приказ), следующим шагом будет подготовка нового, которому присвоен новый номер и где отсутствуют какие-либо опечатки, помарки, описки. После чего приказ подписывается руководителем.