Я спрашивала не про техническое задание. Я имела ввиду коммерческие предложения, которые заказчики направляют поставщикам. Поставщики должны отвечать на фирменном бланке и с печатью? И ли без печати тоже можно?
Ответ
Можно без печати. Печать не является обязательным реквизитом ни самого коммерческого предложения, ни письменного ответа поставщика. Никаких строгих требований для таких документов не установлено. На практике принято вести переписку на фирменных бланках за подписью руководителя.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах « Системы Главбух » версия для бюджетных учреждений.
1. ПРИКАЗ МИНЭКОНОМРАЗВИТИЯ РОССИИ ОТ 02.10.2013 № 567
«3.7. В целях получения ценовой информации в отношении товара, работы, услуги для определения НМЦК рекомендуется осуществить несколько следующих процедур:
3.7.1. направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее пяти поставщикам (подрядчикам, исполнителям),* обладающим опытом поставок соответствующих товаров, работ, услуг, информация о которых имеется в свободном доступе (в частности, опубликована в печати, размещена на сайтах в сети "Интернет");».
2. Письмо Минэкономразвития РФ от 08.04.2014 № Д28и-443
«Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о разъяснении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее - Закон № 44-ФЗ) и сообщает.
В соответствии с частями 1-6 статьи 22 Закона № 44-ФЗ начальная (максимальная) цена контракта и в предусмотренных указанным Федеральным законом случаях цена контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем), определяются и обосновываются заказчиком посредством применения следующего метода или нескольких следующих методов:
1) метод сопоставимых рыночных цен (анализа рынка);
2) нормативный метод;
3) тарифный метод;
4) проектно-сметный метод;
5) затратный метод.
Вместе с тем приказом Минэкономразвития России от 2 октября 2013г. № 567 утверждены методические рекомендации по применению методов определения начальной (максимальной) цены контракта, цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) (далее - Рекомендации).*
Рекомендации разъясняют возможные способы определения начальной (максимальной) цены контракта (НМЦК), цены контракта, заключаемого с единственным поставщиком, с применением методов, установленных Законом № 44-ФЗ.
Определение НМЦК заказчик должен осуществлять с учетом необходимости достижения заданных целей обеспечения государственных и муниципальных нужд, а также из принципа ответственности за их достижение.
С учетом изложенного при использовании метода сопоставимых рыночных цен заказчик вправе осуществлять закупку товаров, работ, услуг у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) по наименьшей цене контракта.
Обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов. Минэкономразвития России - федеральный орган исполнительной власти, действующими нормативными правовыми актами Российской Федерации, в том числе Положением о Министерстве экономического развития Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 437, не наделен компетенцией по разъяснению законодательства Российской Федерации.
(НМЦК) — один из этапов планирования закупки. Закон о контрактной системе установил требование в первую очередь применять метод анализа рынка. Это приводит к необходимости использовать в процессе определения стоимости объекта в том числе и коммерческие предложения. При этом за ошибки или несоблюдение порядка обоснования НМЦК установлена административная ответственность в виде штрафа до 10 000 руб., что.является неприятным дополнением.
Понятие
Для поставщика, сфера деятельности которого связана с потребностью заказчика, коммерческое предложение — официальный документ, который подтверждает стоимость его товара, работы, услуги с определенными характеристиками на конкретный период, но при этом не влечет обязательства по заключению договора.
Ч. 2-6 ст. 22 44-ФЗ описывает правила применения метода анализа рынка и указывает, что при обосновании стоимости контракта таким методом необходимо сравнить расценки на товары или услуги, которые аналогичны объекту планируемой закупки. Для этого нужно получить актуальную информацию о рыночных ценах. И самый простой способ сделать это — осуществить запрос коммерческого предложения (образец можно посмотреть ниже) у компаний, которые поставляют такие товары или оказывают подобные услуги.
Порядок получения информации о расценках
Разработаны методические рекомендации по применению методов определения НМЦК (). Чтобы собрать данные о расценках, заказчику рекомендуется направить запросы о предоставлении ценовой информации не менее чем пяти поставщикам, а в определении НМЦК использовать уже не менее трех цен, которые предоставлены различными поставщиками (п. 3.19).
Алгоритм подачи такого запроса следующий:
- Составить указав его количественные и качественные характеристики (читайте статью ).
- Указать существенные условия поставки товаров, выполнения работ, которые влияют на их стоимость: территориальное расположение, сроки доставки, выполнения работ, наличие гарантии, необходимость осуществления наладки, монтажа, обучения лиц и др.
- Выбрать целевую аудиторию рассылки. При этом, согласно рекомендациям Минэкономразвития, поставщики должны обладать опытом аналогичных поставок, в том числе иметь в течение последних трех лет опыт исполнения контрактов без применения неустоек. На этом этапе заказчик может воспользоваться информационно-поисковыми системами либо общедоступными справочниками организаций. Проверить, как поставщик исполнял контракты в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ, можно на сайте Единой информационной системы (ЕИС) в . Для этого нужно ввести наименование или ИНН победителя.
- Оформить запрос и разослать его потенциальным партнерам. При этом, по мнению Минэкономразвития (Письмо от 10.05.2016 № Д28и-1308), в целях обоснования НМЦК считается допустимым использовать факсимильную связь или электронную почту для подачи запросов и получения ответов.
- Получить ответ, проанализировать данные и составить обоснование.
Необходимо обратить внимание, что срок действия коммерческого предложения по 44-ФЗ не установлен. Эта информация должна быть указана в ответном документе. Это сделано, чтобы исключить обоснование на основе неактуальных цен.
Расценки прошлых периодов (более шести месяцев от периода определения НМЦК) необходимо приводить к текущему уровню путем применения коэффициента пересчета.
Помимо направления запросов поставщикам, Минэкономразвития рекомендует осуществлять еще несколько процедур: поиск цен в реестре контрактов ЕИС, сбор и анализ общедоступной ценовой информации (реклама, каталоги, статистическая отчетность и др).
Денис Каплунов, автор книги «Эффективное коммерческое предложение» , уверен - даже самое мощное по своей сути предложение окажется провальным, если вы не уделите внимания его оформлению. Он подготовил чек-лист, который поможет правильно оформить любое коммерческое предложение и существенно повысит ваши шансы на успех.
- Проверьте, чтобы основной текст вашего коммерческого предложения (без приложений) не превышал объем в две страницы. Идеальный вариант - одна страница.
- Проверьте, следовали ли вы правилу: печатный текст - шрифты с засечками, электронный текст - шрифты без засечек?
- Убедитесь, что размер шрифта вашего письма максимально удобен для чтения (с экрана и в печати) - например: Verdana 12, Tahoma 11, Calibri 14.
- Даже если вы готовите коммерческое предложение на основании индивидуального дизайна (в том числе полиграфического), помните - читать «черное на белом» гораздо удобней, чем «белое на черном».
- Если вы используете цвет - убедитесь в том, чтобы в документе было не больше 2-3 разных цветовых оттенков.
- Запомните - коммерческое предложение, выполненное в цветном оформлении (печатный и электронный вариант) всегда изучается более увлеченно.
- Используйте в тексте не больше 2-ух разных шрифтов, чем больше разных шрифтов - тем сложнее плавно изучать текст.
- Не нужно в шапке коммерческого предложения наряду с контактной информацией указывать свои банковские реквизиты - вы же еще не договорились.
- В крупных компаниях принято регистрировать и датировать коммерческие предложения - перед отправкой убедитесь, что у него есть номер и дата (кстати, дата должна быть актуальной).
- Проверьте, что вместо фразы «Коммерческое предложение» вы используете заголовок. Исключение - когда вас самих просят отправить или подготовить конкретно «коммерческое предложение». В таком случае после фразы «коммерческое предложение» приветствуется краткое уточнение. Например «Коммерческое предложение по раскрутке сайта _____ в Facebook». Это делается в две строки: первая - «Коммерческое предложение» (более крупным шрифтом), вторая - само уточнение.
- Убедитесь, что заголовок в своей длине не превышает две строки. Идеальный вариант - 1 строка и 3-5 слов.
- Заголовок коммерческого предложения должен быть написан более крупным шрифтом (по сравнению с основным текстом) и выравнен по центру.
- Внимательно посмотрите, чтобы в вашем коммерческом предложении не было пустых строк для заполнения от руки («__________») - это признак шаблонности.
- Убедитесь, что вы используете один тип выравнивания основного текста (или по ширине или по левому краю) и что нет визуальных пропусков.
- Подзаголовки выделяйте полужирным шрифтом. Как правило, они выравниваются по левому краю.
- Убедитесь, что абзацы в вашем коммерческом предложении не превышают объем в четыре строки.
- Проверьте, чтобы максимальная длина предложений не превышала две строки.
- Наиболее удобная для чтения ширина одной сроки - 60-80 символов с пробелами.
- Убедитесь в том, что между абзацами есть «воздух» (пробел, пустая строка).
- Запомните, перечисления должны быть оформлены в виде маркированного или нумерованного списка (клиенты, преимущества, характеристики, варианты товара и т.д.)
- Проверьте, выделили ли вы ключевые моменты (то есть, расставили ли вы акценты) в своем тексте с помощью визуальных и графических инструментов?
- Старайтесь ограничить количество слов, написанных заглавными буквами, особенно в заголовках и подзаголовках.
- Если в тексте коммерческого предложения используется прямая речь или цитаты - их желательно выделять курсивом или использовать рукописный шрифт.
- Если вы предлагаете товар, убедитесь, что вы приложили к коммерческому предложению его фотографии (в разных ракурсах). Очень хорошо работают «фотографии в действии», то есть когда он уже используется по назначению.
- В электронном тексте ссылки лучше «прикреплять» к конкретной фразе (особенно в призыве к действию), чем помещать их в натуральном виде.
- Если Вы отправляете коммерческое предложение по электронной почте желательно его не прикреплять как документ, а помещать сразу в поле письма (особенно в виде дизайнерского корпоративного шаблона).
- Никаких «смайликов»!
- Убедитесь, что в каждом случае используете не больше одного восклицательного (а также вопросительного) знака.
- Не увлекайтесь многоточиями.
- Убедитесь в том, что постскриптум визуально выделен - именно «P.S.», а не всякие «З.Ы.». И еще - в коммерческом предложении достаточно одного постскриптума.
- Подпись на коммерческом предложении должна быть поставлена пастой или чернилами синего цвета (при условии, что основной текст черный). И никаких факсимиле.
- Если вы используете приложения к своему коммерческому предложению - не забудьте об этом сказать в основном тексте. Причем, каждое приложение должно иметь номер и четкий заголовок.
- Если вы прилагаете к своему коммерческому предложению визитку - не забудьте загнуть ее верхний правый край: по деловому этикету это означает, что вы передаете визитку лично.
- Перед отправлением всегда тестируйте качество оформления. По электронной почте - отправьте его на свой второй ящик. По факсу - отправьте его на другой факс, и убедитесь, что все хорошо видно.
- Если вы отправляете текстовый документ по электронной почте - желательно его перевести в формат PDF. Предварительно из MS Word версии уберите визуальные подчеркивания красного и зеленого цвета, указывающие на возможность грамматических неточностей.
Больше информации о тонкостях составления коммерческих предложений в книге Дениса Каплунова.
Всё ли мы знаем о коммерческом предложении и о том, как правильно его написать? Кажется, нет ничего проще: взять листок бумаги, черкануть в нем несколько красивых фраз о себе и о своих услугах, и отправить потенциальному клиенту. Но на деле оказывается все гораздо сложнее.
Многие из нас смешивают коммерческие предложения с , с информационными письмами или офертой. Предварительно надо хорошо разобраться в назначении каждого из них, обратившись хотя бы к Википедии, и уяснить для себя самое важное: коммерческое предложение надо писать и составлять уже после того, как выяснены потребности клиента. И в ответ на конкретные запросы уже отправляем конкретное предложение.
Поэтому ответ на вопрос — «Кому мы пишем?», решается сам собой. Конкретному Ивану Ивановичу или Ирине Петровне. Не забываем, что в остальных типах писем и предложений этот вопрос хорошо прорабатываем и думаем «Кому и в Каких ситуациях это нужно?».
Другими словами, сначала сегментируем своих потенциальных клиентов, и исходя из специфики деятельности клиента предлагаем решить именно его проблемы и задачи. Подробнее о сегментации клиентов можно узнать на очень мною любимом сайте системы «ТРИЗ-ШАНС», где вы найдете для себя много полезной информации не только о сегментации и коммерческом предложении.
С другой стороны, наши знания о различных видах писем и предложениях могут нам быть очень выгодны, так как не все в этом хорошо разбираются. Особенно секретари со своим «секретарским барьером».
На их излюбленную фразу «Пришлите свое коммерческое предложение», вы сможете проинформировать секретаря, что такое коммерческое предложение, и что к большому их сожалению, вы не сможете его прислать, так как еще не определены потребности в ваших услугах. Так что им придется ограничиться нашим уникальным торговым предложением. Что очень даже не плохо, если правильно его написать.
Важное! в коммерческом предложении:
1. Определяем нашу цель. Предположим, что целью составления КП является наше желание побудить клиента к покупке. Есть ли какие-то промежуточные цели? Давайте подумаем, возможно это:
- Предоставление необходимой и детальной информации для следующего контакта.
- Расчет стоимости заказа.
- Ответ на вопросы клиента.
- Информирование о новостях или проводимых мероприятиях.
Все эти моменты мы обязательно учтем, когда будем думать о содержании документа.
2. Оформляем наше предложение. Как правило, это не самая трудная задача, но до того, как наполнить документ содержанием, мы должны знать, как это нужно делать:
- Оформляем на фирменном бланке компании, на котором должен быть логотип, наименование компании и контактные данные.
- Заголовок предложения может быть созвучен сути нашего предложения. Писать «Коммерческое предложение» в заголовке не стоит. Лучше написать так: «Оформление и получение Разрешения Ростехнадзора»
- Используем фирменный шрифт.
- Выделяем важное жирным шрифтом или курсивом. Но не допускаем перебора.
- При необходимости используем элементы графики.
- Не используем сокращения.
- Адресуем конкретному получателю.
- Обращаемся к клиенты от имени компании, с позиции «МЫ».
- В конце письма указываем контакты, фамилию, имя и должность, у которого можно будет запросить подробную информацию.
Как написать коммерческое предложение правильно?
3. Наполняем содержанием. Эта задача немного посложнее, но я уверена, что мы с ней справимся.
1. Вспоминаем, что любое сочинение состоит из 3 основных частей: вступления, основной части и заключения. При написании будем следовать правилу: «Сначала сообщаем важное, затем полезное, затем интересное».
2. Вспоминаем, какие потребности и задачи клиента мы взялись решать с помощью наших товаров или услуг. Пишем про это в самом начале, после обращения к получателю. Это и будет нашим вступлением. Только не начинаем писать про себя, про то, какие мы славные и чем мы можем гордиться. Чтобы было понятнее, приведу пример: «Учитывая, что Ваша компания начинает работу в нашем городе, предлагая программное обеспечение предприятиям малого бизнеса, мы понимаем, насколько важным для вас будет привлечение клиентов именно в Вашу компанию…» Вариантов может быть огромное множество. Самое главное помнить правило: начинаем говорить о клиенте, и о том, что близко и знакомо ему.
3. В основной части необходимо сделать конкретное предложение с конкретными цифрами, фактами, таблицами, графиками и т. д. То есть то, о чем мы говорили с клиентом на словах, теперь описываем в коммерческом предложении для того, чтобы все расчеты были у клиента перед глазами. Но это должна быть подробная информация о том, как можно применить предмет, о котором идет речь. Возможно, будет необходимо указать характеристики продукта, о которых мы не упомянули в разговоре. Такая информация может содержаться в приложениях к данного документу. Описываем суть нашего предложения.
4. Именно здесь будет уместным дать информацию о нашей компании, которая убедит клиента в нашей компетентности, профессионализме и надежности.
5. Указываем порядок работы и условия сотрудничества по предстоящему договору. Ясность на начальном этапе — всегда является залогом доверительного отношения друг к другу, тем более, что это прописано на бумаге. Так мы сумеем продемонстрировать свой профессионализм и опыт.
6. Если нашим преимуществом являются цены, то об этом можно уверенно заявить в коммерческом предложении. Если предстоят какие-либо дополнительные расходы по ходу договора, то об этом нужно написать именно здесь.