Заключая с работниками трудовые контракты хозяйствующий субъект должен организовать учет времени их работы. Для этих целей может применяться табель учета рабочего времени, который открывается каждый месяц, и в нем ответственное лицо отражает время работы сотрудников, их отпуска, больничные и другие виды неявки на работу. По данным, содержащимся в этом документе, впоследствии начисляется зарплата.
Законодательство требует от администрации организации или ИП организации и ведения учета периодов работы по каждому сотруднику. Заполнение табеля учета рабочего времени может производиться ответственным лицом, которое определяется распоряжением руководства.
Чаще всего такими лицами могут выступать руководители подразделений, кадровые работники, бухгалтера и т. д. В их обязанность входит внесение в табель с помощью кодов и шифров периодов работы.
С развитием технических средств для учета времени работы может также использоваться специализированная система с использованием карт, с помощью которых происходит фиксирование появления и ухода работника на предприятии. Учет рабочего времени может вестись сплошным отражением работы или суммировано.
В дальнейшем информация из табеля учета времени работы используются при начислении зарплаты, особенно при повременной системе. Вместе с трудовым контрактом табель рабочего времени является одним из обоснований расходов предприятия, особенно при налогообложении.
Табель рабочего времени не только фиксирует рабочее время, но и позволяет контролировать соблюдение работником трудовой дисциплины. С помощью его осуществляется контроль за соблюдением норм продолжительности работы и выявлением сверхурочной работы. Многие отчеты, сдаваемые в статистику и содержащие данные кадрового учета, заполняются на основании табеля.
Важно! Если в компании не ведется табель рабочего времени, то контролирующие органы могут применить к ней соответствующие меры наказания.
Как учитывается рабочее время сотрудника?
Законом устанавливается два типа нормативов - шестидневная рабочая неделя (36 часов) и пятидневная рабочая неделя (40 часов). То есть работники могут работать пять дней при восьмичасовом дне работы, или же шесть дней - при шестичасовом дне. Нарушение их допускается в редких случаях - при суммированном учете или же ненормированном графике.
В первом случае применяются нормы в более укрупненном периоде времени, например, квартал, полугодие и т. д. Получается что в меньшем периоде работы факт может не соответствовать действующим нормам, но он не должен превышать нормативы в выбранные более крупные временные промежутки.
Для некоторых работников может применяться пониженная дневная норма или же недельная. Как именно нужно учитывать время работы сотрудников необходимо зафиксировать в . В табеле необходимо также отражать все время, когда работник не работал, но числился на предприятии.
К таким периодам может относиться:
- Больничный.
- Период простоев и т. д.
Табель открывается в начале месяца, а по его окончании его закрывают. Ответственное лицо в середине месяца подводит промежуточный итог, отражая данные за первую часть времени работы. Документ подписывается руководителем подразделения и передается для проверки в кадровую службу. Затем данный он передается в бухгалтерию для расчета зарплаты.
Внимание! Табель учета рабочего времени на 2017 год может быть, как и в предыдущие периоды, двух видов – форма т-12 и форма т-13. Первый предполагает не только учет времени работы, но и возможность начисления зарплаты. Форма Т-13 используется только для фиксации времени работы, для начисления оплаты труда используются другие документы.
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Законодательством предусмотрена обязанность работодателя по учете времени работника. Для этих целей он имеет право использовать различные электронные системы. Но чтобы их применять на практике, администрация компании должна в правилах внутреннего распорядка и в заключаемых с работниками трудовых контрактах отразить данный момент.
Если этого не сделать, то применять данные электронные системы нельзя.
С помощью различных средств фиксируется время появления и уходы с предприятия. В дальнейшем подобная система на основании полученных данных заполняет в автоматическом режиме табель.
Скачать бланк и образец заполнения табеля
Табель учета рабочего времени скачать бланк в формате Excel, по и по .
В формате Word.
В формате Excel.
Внимание! Если причина отсутствия неизвестна, то в табеле нужно проставить буквенный шифр «НН». В дальнейшем, этот код уточняется. Если сотрудник в этот период болел, то код исправляется на «Б». В том случае, когда оправдательных документов нет, то вместо кода «НН» вносится код «ПР».
Праздничные дни выпали на время отпуска
Согласно ТК, если на период отпуска выпадают праздничные дни, то в расчет календарных дней они не включаются.
Когда сотруднику предоставляется ежегодный отпуск, то в течение его периода выходные дни в табеле не отмечаются, потому как они входят в число календарных дней - на их место ставится буквенный код «ОТ» либо цифровое обозначение 09 для ежегодного отпуска, а также код ОД либо обозначение 10 - для дополнительного отпуска.
Внимание! Нерабочие праздничные дни в число календарных дней не включаются. Поэтому, в табеле такие дни необходимо обозначать буквенным кодом «В» либо цифровым 26.
Сотрудник заболел во время отпуска
Если во время нахождения на отдыхе работник заболел, то для подтверждения этого факта ему необходимо предоставить правильно оформленный больничный. В результате, дни отдыха должны быть продлены на время нахождения на больничном, или же перенесены на другое время.
Первоначально, время отпуска должно отмечаться в табеле буквенным кодом «ОТ», либо цифровым обозначением 09. После того, как предоставлен больничный листок, то табель должен быть скорректирован - на дни болезни вместо предыдущего обозначения записывается код «Б» либо цифровое обозначение 19.
Командировка выпала на выходные
Согласно письму Минтруда, все дни командировки в табеле нужно обязательно отмечать, даже если они выпадают на выходные дни. Для этого нужно использовать обозначения в табеле – специальный буквенный код «К» или цифровое обозначение 06. При этом количество часов проставлять не надо.
Если в момент нахождения в командировке сотрудник работал в выходные дни, то в табеле они отмечаются кодом «РВ» – работа в выходные, либо цифровым обозначением 03. Число часов работы при этом нужно проставлять только в одном случае - когда руководство компании дало работнику конкретное указание, какое количество часов выходной день ему необходимо посвятить работе.
Внимание! Более подробно о том, как оплачивается, отмечается , а также другие особенности описаны в данной статье.
Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики
Применяется для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 "Табель учета рабочего времени " в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда".
Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.
Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:
- в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;
В форме N Т-12 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.
При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.
Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме N Т-13.
·····Каждый работодатель обязан вести учет времени, отработанного сотрудниками. В статье читайте о том, как заполнить табель рабочего времени по форме Т-12, скачайте образец заполнения формы в Word и Excel
Читайте в нашей статье:
Как заполнить табель рабочего времени Т-12
Унифицированная форма Т-12 утверждена Госкомстатом РФ (постановление №1 от 05.01.2004 г.) и представляет собой таблицу в двух частях: «Учет рабочего времени » и «Расчет с персоналом по оплате труда». Однако на практике вторая часть таблицы фактически не используется, так как функции табелирования и расчета выплат лежат на разных подразделениях предприятия. Тем не менее, унифицированная форма Т-12 является основным документом при расчете с сотрудниками.
Когда без формы Т-13 не обойтись,
Ответственность за наличие и правильное оформления табеля Т-12 лежит на работодателе, а уже руководство назначает ответственного за ведение. Традиционно это относится к должностным обязанностям кадрового специалиста или руководителя подразделения. После заполнения табеля его необходимо подписать. Это делает и тот, кто его заполняет, и те, кто принимает табель, - руководитель организации или подразделения и руководитель кадровой службы.
Читайте также:
«Шапка» табеля предназначена для реквизитов организации, включая коды ОКУД и ОКПО, дате начала заполнения табеля и периоде. В зависимости от численности и структуры предприятия табель может быть единым для всех работников, либо составляться отдельно на каждое подразделение.
Поскольку форма Т-12 рассчитана на помесячное заполнение, номер табеля по порядку соответствует порядку календарного месяца. Дата составления – это последний день месяца, а период заполнения - месяц с первого по последнее число.
Количество листов в табеле зависит от количества сотрудников, чье рабочее время , явки и неявки учитываются по форме Т-12. Каждому работнику присваиваются две строки. Верхняя строка предназначена для кодирования, нижняя – для фиксации отработанных часов.
Читайте также:
Кодирование – общепринятый удобный метод сокращения наименований базовых рабочих ситуаций, призванный экономить время сотрудников на заполнение и обработку табеля.
Буквенные коды интуитивно понятны, их не составляет труда запомнить. Так, например «Я» - это явка на работу, «Б» - листок временной нетрудоспособности (больничный) и т.д. После того как ситуация разъяснена (например, сотрудник заболел и после выздоровления принес листок нетрудоспособности), в табель вносятся уточнения.
Также могут быть использованы и цифровые коды. На первом листе формы Т-12 всегда печатается список кодов с их расшифровкой.
Табель Т-12 может заполняться двумя методами, выбор зависит от того, какой метод будет более комфортным для работодателя.
Метод сплошной регистрации подразумевает, что отметки в табель вводятся ежедневно. Например, сотрудник Иванов отработал 15 августа 2017 года 6 часов, табельщик внесет по нему информацию в эту дату «Я (код явки на работу» 6).
Обратный метод – метод регистрации отклонений. При нем в табель попадают только те ситуации, которые отклоняются от обычного рабочего процесса. Это могут быть прогулы, больничный лист, сверхурочная работа и т.п. А обычные рабочие смены, в отличие от метода сплошной регистрации, не проставляются и подразумеваются по умолчанию.
Читайте также:
Подсчет отработанного времени (в днях и часах) производится 2 раза в месяц по трем итогам: первая половина месяца, вторая, итого за истекший месяц.
Разберем заполнение табеля по форме Т-12 по ячейкам.
- Ячейки 1-3 предназначены для персонифицированных данных: номер сотрудника по порядку, ФИО и должность, табельный номер.
- В ячейке 4 фиксируются явки и неявки на работу по первой половине месяца отдельно по каждому дню.
- 5 ячейка предназначена для подведения итогов явки первой половины месяца.
- 6 и 7 – то же самое, но со второй половиной месяца.
- Ячейки 8-17 нужны для итогов месяца в целом.
- 8 – общее количество отработанных за месяц дней;
- 9 - то же, но часов;
- 10-13 – соответственно количество за месяц часов, отработанных сверхурочно, в ночные смены, в выходные дни;
- 14 – количество дней за месяц, когда сотрудник не явился на работу;
- 15 и 16 – код неявки на работу и количество часов-дней, неотработанных из-за данной неявки.
- 17 – общее количество праздничных и выходных дней;
Обратите внимание!
Количество рабочих дней и часов должно совпасть!
Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.
Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).
- В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
- Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
- В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
- В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
- 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
- В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
- 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов. - В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
- В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
- В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.
Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.
Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.
Табель учета рабочего времени нужно вести не зависимо от того, насколько крупное предприятие. Ведь именно на основании этого документа можно произвести расчёт рабочего времени каждого из сотрудников. Если же такого документа нет, начисления, согласно закону, не обоснованы. А значит, расходы по оплате труда не уменьшат необлагаемую налогом прибыль.
На территории РФ утверждена , по которой учёт таких расходов ведётся ручным методом. Предусмотрена даже ставка специалиста, который может вести этот табель. Но, большинство руководителей даже крупных предприятий считают нерациональным вводить ещё одну штатную единицу, потому эта обязанность возлагается на работника отдела кадров, бухгалтера или руководителя структурного подразделения. Данная обязанность может быть на него возложена отдельным приказом или прописана в трудовом договоре работника.
Форма Т-12: заполнение
Первая страница табеля.
1. Тут указывают название предприятия, которое должно строго соответствовать учредительным документам.
2. Если предприятие имеет структурное подразделение, в соответствующей графе должно быть указано его название.
3. Отмечается номер документа, затем, дата его составления. Тут обычно ставят последний день месяца, на который документ составляют.
4. Отчетный период, это в большинстве случаев период с первого до последнего числа месяца, о котором идёт речь.
Вторая страница табеля.
1. Прежде всего, в соответствующей графе прописываем порядковый номер сотрудника, о котором предоставляем информацию.
2. Информация о самом сотруднике должна быть перенесена из его личной карточки, это позволяет избежать ошибок и недоразумений.
Табель необходимо вести в течении месяца, а количество часов, которые были каждым сотрудником отработано подсчитывается в последний день.
3. Информацию об отработанном времени за день необходимо отобразить в двух графах: четвёртой и шестой. Они разбиты на две отдельные строки. В верхней указывают код затрат отработанного времени (его берут с первой страницы данного документа); в нижней – продолжительность времени, которое соответствует указанному коду (в часах и минутах).
4. Промежуточные результаты прописывают пятой и седьмой графах. В верхней строчке должно быть приведено количество дней, отработанных в этот период; в нижней – количество часов, которые за эти дни были отработаны.
При заполнении табеля рабочего времени его учитывают двумя методами. Первый – метод сплошной регистрации (регистрации явок/неявок). Второй – метод регистрации отклонений (речь идёт о неявках, опозданиях, часах, которые были отработаны сверхурочно и т.д.). Если учёт ведут в днях, то, указывая информацию о неявках, нижние графы оставляют пустыми, в верхних проставляют соответствующие кода.
1. Графы с восьмой по семнадцатую заполняют в конце каждого месяца, подсчитывая количество рабочих дней и часов. Время, которое сотрудник на рабочем месте отсутствовал, исключают. Это дни командировок, больничные, выходные, прогулы и прочее.
2. Заполняя восьмую графу достаточно сложить данные из верхних строк седьмой и пятой.
3. Заполняя девятую, суммируем числа из нижних строк пять и семь.
4. Отдельно считают дни, когда сотрудник на рабочее место не явился. Их отражают в графах с четырнадцатой по шестнадцатую.
5. Причину неявки указывают присвоенным ей кодом, он должен быть прописан в пятнадцатой графе. Кода можно посмотреть на первой странице документа.
6. Семнадцатая графа, это данные о количестве выходных дней каждого из работников.
Третья страница табеля.
В графах с восемнадцатой по двадцать вторую приводиться информация об одном для всех работающих виде оплаты, а так же о корреспондирующем счёте.
С восемнадцатой по тридцать четвёртую – информация о разных для каждого работающего видах оплаты и корреспондирующих счетах.
Нужно отметить, что третья страница, как и четвёртая должна быть заполнена бухгалтерией.
Составляется документ только в одном экземпляре. После чего он должен быть подписан директором структурного подразделения, работником отдела кадров. Затем, табель учёта рабочего времени должен быть передан в бухгалтерию.